Brugerguide

Hvis du netop er blevet inviteret til TimeGuru og er logget ind for første gang, eller blot har lyst til at lære alle funktionerne at kende, er dette guiden for dig.

Vi gennemgår her de vigtigste menupunkter for den almindelige TimeGuru bruger:

Mit cockpit

Mit cockpit er det første punkt i menuen. Her kan du se dine personlige statistikker over ugentlige timer, ferie og fravær, flekstid og meget mere. Det er også her, du kan anmode din leder om ferie. Dit personlige Cockpit kan tilpasses til at vise de elementer du har brug og resten kan skjules. Det kommer vi tilbage til senere i denne guide. Nedenfor vises et eksempel på “Mit Cockpit”:

Figur 1 – Mit cockpit

Opsæt indhold i “Mit Cockpit”

Du kan selv bestemme hvilke elementer der skal være synlige i “Mit Cockpit”. For at åbne disse indstillinger, skal du gå til menuen “Mit Cockpit” og klikke på ikonet for flere muligheder (…) øverst til højre. Nu kan du klikke Vis/Skjul elementer  for at gå til opsætning af Cockpit som vist i Figur 2.

Figur 2 – Elementer i Mit Cockpit

Ugeseddel

I ugesedlen registrerer du din tid, udlæg og kørsel. Afhængig af systemopsætning, kan der være forskel op valmuligheder og obligatoriske felter. Læs også hele vores Vejledning til Tidsregistrering i ugesedlen, som i detaljer gennemgår registrering af arbejde, ferie og fravær.

Vi har også lavet en fuld Gennemgang af modulet Tidsregistrering.

Tidsregistrering

Du kan angive dit tidsforbrug på flere måder. Enten ved at vælge start og slut tidspunkt. Eller ved at taste timer som decimal tal. Eksempelvis 7,4 som svarer til en normal arbejdsdag, hvis du er fuldtidsansat. Nedenstående billede viser et eksempel tidsregistrering i ugesedlen:

  • Tast start/slut klokkeslet eller tast det samlede antal timer.
  • Fratræk eventuelt pauser. Standard værdier kan variere efter systemopsætning.
  • Klik Opret når du har udfyldt din tidsregistrering. Nu bliver din tid gemt og systemet opdatere automatisk grafer, flex beregning, ferie/fravær og øvrig statistik.

Nedenstående eksempel viser hvordan der er registreret tid Tirsdag og Onsdag, mens der står en åben Tidsregistrering Torsdag (som i eksemplet er dags dato). Ved at klikke på “Afslut” linket på torsdagens tidsregistrering, indsættes automatisk sluttid og pause fratrækkes hvis systemet er opsat til dette.

Figur 4 – Nulregistrering

Nederst på ugesedlen kan du se statistik for ugen.

Figur 5 – Ugentlig statistik i ugesedlen

I statistikken (Figur 5) kan du se din timefordeling hen over ugen. Det kan være hjælpsomt når du hurtigt skal kontrollere at du har registreret alle ugens dage og det vil fremstå tydeligt, hvis der er fejlregistreret.

Nogengange er der brug for at gå tilbage til gamle registreringer, som ligger langt tilbage i tiden. Derfor har vi indbygget en kalender (figur 6), som hurtigt finder dine gamle ugesedler. Kalenderen bliver synlig ved at klikke på flere muligheder ikonet “…” øverst til højre i ugeseddel skærmbilledet. 

Figur 6 – Skift mellem ugerne

Rapporter

Under rapporter i menuen kan du vælge 4 forskellige valgmuligheder:

  • Timer
  • Udlæg
  • Kørsel
  • Tidslinje

Fælles for alle rapporterne er, at de giver dig et hurtigt overblik over dine personlige statistikker. Du kan gemme rapporterne som PDF eller Excel.

Timerapport

Timerapporten viser dig statistik over alle de tidsregistreringer du har lavet i løbet af en bestemt periode. Du kan vælge imellem en masse forskellige filtre, der dikterer hvilken information der bliver vist i rapporten.

  • Projekt kan bruges hvis du vil vide hvor mange timer du har brugt på de forskellige projekter
  • Projektleder kan gøre projektrapporten endnu mere specifik, og det samme kan projektgruppe.
  • Du kan også sortere rapporten efter de forskellige aktiviteter, blandt andet for at se hvor mange timer du bruger på hver. Dette kan være en fordel hvis du selv planlægger din arbejdstid.
  • Grupper kan give dig en liste over eksempelvis kunder eller projekter, hvor hver får sin egen kolonne, så man kan se de forskellige informationer for hver inden for den kategori.
  • Kunde viser en kunde i rapporten, med de forskellige informationer du har vist i rapporten.
  • Periode er den periode du ønsker rapporten skal være fra: 1) Denne uge, 2) sidste uge, 3) Denne måned, 4) Sidste måned og så videre.

Når du har valgt de filtre du har behov for, trykker du Vis rapport.

Figur 7 – Timerapport

Nu kan du se en masse informationer om det du har valgt. Blandt andet projekt, afdeling og kommentar. Det er ikke sikkert at alle informationerne er relevant i rapporten.

Eksempel: Hvis du via filterne laver en rapport over en bestemt kunde, er det ikke nødvendigt at have feltet “kunde” med i rapporten, eftersom du allerede ved at rapporten kun omhandler den ene bestemte kunde.

Figur 8 – Vælg og fravælg information i rapporten

Som du kan se på Figur 8, er der en tabel med alle de forskellige informationer du kan vælge at se i rapporten. De grønne er valgt mens de grå er fravalgt. Når du har valgt hvilke informationer du vil se, trykker du Vis rapport igen.

I udlægs-rapporten og kørsels-rapporten er det de samme informationer og filtre du kan vælge, så disse vil kun blive gennemgået kort.

Udlægsrapport

Udlægs-rapporten kan du bruge til at skabe et overblik over hvor du blandt andet benytter flest udlæg. Udlæg kan eksempelvis være frokost eller små anskaffelser i forbindelse med arbejde.

Kørepenge rapport

I kørepenge rapporten kan du, ligesom de andre reporter, få et overblik. Denne specifikke rapport vil give dig et overblik over din kørsel, altså hvor og hvor meget du kører i forbindelse med arbejde. Du kan også bruge den til at se antal kørepenge for en specifik periode, kunde eller projekt. 

Indstillinger

Personlige indstillinger

Under menuen “Indstillinger -> Personlige indstillinger” kan du redigere din profil, adgangskode, eksterne logins og øvrige personlige indstillinger.

Der er let at opdatere personlige oplysninger såsom navn, e-mail, sprog og adresse.

Figur 10 – Personlige oplysninger

Der er nogle obligatoriske indstillinger, som altså skal være udfyldt, men der er også nogle valgfrie. Du kan blandt andet vælge at tilføje et profilbillede.

De eksterne logins kan du tilføje en anden adgang til systemet end den du først er logget ind med. Du kan vælge mellem Google, Facebook, Microsoft og LinkedIn.