Brugerguide – Godt i gang med Tidsregistrering

Brugerguide – Godt i gang med Tidsregistrering

Hvis du netop er startet med TimeGuru og er logget ind for første gang, eller blot har lyst til at lære alle funktionerne at kende, er dette guiden for dig.

Vi gennemgår her de vigtigste menupunkter for den almindelige TimeGuru bruger:

Mit Cockpit – status og statistik i realtid

Du kan gå til “Mit Cockpit” via menupunkt kaldet “Mit Cockpit” eller ved at klikke på TimeGuru logoet øverst på siden.

Dit Cockpit giver status og statistik i realtid. Du kan selv aktivere de informationer du ønsker at se, ved at klikke på knappen […] øverst til højre i menu bjælken, når du er i Cockpittet. Du kan vælge at vise følgende widgets/informationer i dit Cockpit:

De farvede totaler i toppen af Mit Cockpit

  • Projektmedlemskaber – tæller hvor mange aktive projekter du er med på.
  • Timer – Sum af denne uge og måneds tidsregistreringer.
  • Udlæg – Sum af private udlæg for denne uge og måned.
  • Kilometer – Sum af kørepenge for denne uge og måned.
  • Flekstid – Din aktuelle flekssaldo (hver dag starter i minus og går i nul når dagen er omme, hvis der er registreret en normdag)
  • Timebank – Din aktuelle saldo i Timebanken (typisk med opsparede timer fra aftalt/beordret overarbejde)

De store widgets/kasser med detaljerede informationer

Ferieoversigt – Status på alle de aktive ferietyper du er medlem af:

Timer ugefordeling – Søjlediagram for hurtigt overblik over ugen:

Anmodning – Anmod om ferie afholdelse/overførsel/udbetaling, Timebank afholdelse/udbetaling mm. Følg status og leder godkendelse:

Se også guiden hjælp til anmodning om ferie.

Projektmedlemskaber – Projektliste med projektdetaljer.

Leder godkendelse (kun til rådighed for ledere og administratorer)

Som nævnt kan dit personlige Cockpit tilpasses til at vise de elementer du har brug og resten kan skjules. Det kommer vi tilbage til i detaljer, senere i denne guide. Nedenfor vises et eksempel på “Mit Cockpit”:

Figur 1 – Mit cockpit

Opsæt indhold i “Mit Cockpit”

Du kan selv bestemme hvilke elementer der skal være synlige i “Mit Cockpit”. For at åbne disse indstillinger, skal du gå til menuen “Mit Cockpit” og klikke på ikonet for flere muligheder (…) øverst til højre. Nu kan du afkrydse de widgets/informationer som du ønsker at få vist (se Figur 2 nedenfor).

Figur 2 – Elementer i Mit Cockpit

Ugeseddel

I ugesedlen registrerer du tid og eventuelt løntillæg, udlæg og kørsel. Tidsregistrering bruges også ved registrering af ferie, sygdom og andre typer fravær. Afhængig af systemopsætning, kan der være forskel på valmuligheder og obligatoriske felter.

Læs også hele vores Vejledning til Tidsregistrering i ugesedlen, som i detaljer gennemgår registrering af arbejde, ferie og fravær.

Vi har også lavet en fuld Gennemgang af modulet Tidsregistrering hvis du vil læse mere om de mange muligheder i modulet.

Tidsregistrering

Du kan angive dit tidsforbrug på flere måder. Enten ved at vælge start og slut tidspunkt. Eller ved at taste timer som decimal tal. Eksempelvis 7,4 som svarer til en normal arbejdsdag, hvis du er fuldtidsansat med 37 timer om ugen.

Se også hvordan du opsætter standardvalg i ugesedlen.

Nedenstående billede viser et eksempel tidsregistrering i ugesedlen:

  • Tast start/slut klokkeslæt eller tast det samlede antal timer.
  • Fratræk eventuelt pauser. Standard værdier kan variere efter systemopsætning.
  • Klik “Opret” når du har udfyldt din tidsregistrering. Nu bliver din tid gemt og systemet opdaterer automatisk grafer, fleks beregning, ferie/fravær og øvrig statistik.

Vigtigt: “Ved registrering af ferie og sygefravær” er det ikke nødvendigt at taste timer hvis der er tale om en hel dag. Det finder systemer selv ud af, ud fra din normtids opsætning.

Automatisk registrering af sygefravær

Du kan også registrere fravær ved hjælpe af Auto-registrering, som er den røde boks i højre side af ugesedlen. Fordelen ved at anvende autoregistrering, er at dagene registreres automatisk, mens du er fraværende.

Aktiveres fravær i forbindelse med at du går hjem syg fra arbejde, finder systemet selv ud af at fratrække dit registrerede arbejde. Når du slår auto-registrering fra igen, stopper den automatiske registrering.

Auto-registrering har også integration til kalender og optælling af sygedage til refusion.

Tidsregistrering eksempel

Nedenstående eksempel viser, hvordan der er registreret tid Tirsdag og Onsdag, mens der står en åben Tidsregistrering Torsdag (som i eksemplet er dags dato). Ved at klikke på “Afslut” linket på torsdagens tidsregistrering, indsættes automatisk sluttid og pause fratrækkes, hvis systemet er opsat til dette.

Figur 4 – Tidsregistrering med igangværende registrering d.d.

Nederst på ugesedlen kan du se statistik for ugen.

Figur 5 – Ugentlig statistik i ugesedlen

I statistikken (Figur 5) kan du se din timefordeling hen over ugen. Det kan være hjælpsomt når du hurtigt skal kontrollere, at du har registreret alle ugens dage og det vil fremstå tydeligt, hvis der er fejlregistreret.

Nogle gange er der brug for at gå tilbage til gamle registreringer, som ligger langt tilbage i tiden. Derfor har vi indbygget en kalender (figur 6), som hurtigt finder dine gamle ugesedler.

Kalenderen bliver synlig ved at klikke på flere muligheder ikonet “…” øverst til højre i ugeseddel skærmbilledet. 

Figur 6 – Skift mellem ugerne

Rapporter

Under Rapporter i menuen kan du vælge 4 forskellige valgmuligheder:

  • Timer
  • Udlæg
  • Kørsel
  • Tidslinje

Fælles for alle rapporterne er, at de giver dig et hurtigt overblik over dine personlige registreringer. Du kan gemme rapporterne som PDF eller Excel.

Timerapport

Timerapporten viser dig statistik over alle de tidsregistreringer du har lavet i løbet af en bestemt periode. Du kan vælge imellem en masse forskellige filtre, ved at klikke på “Vis flere filtre”, der dikterer hvilken information, der bliver vist i rapporten.

  • Projekt kan bruges, hvis du vil vide, hvor mange timer du har brugt på de forskellige projekter
  • Projektleder kan gøre projektrapporten endnu mere specifik, og det samme kan projektgruppe.
  • Du kan også sortere rapporten efter de forskellige aktiviteter, blandt andet for at se, hvor mange timer du bruger på hver. Dette kan være en fordel, hvis du selv planlægger din arbejdstid.
  • Grupper kan give dig en liste over eksempelvis kunder eller projekter, hvor hver får sin egen kolonne, så man kan se de forskellige informationer, for hver, inden for den kategori.
  • Kunde viser en kunde i rapporten, med de forskellige informationer du har vist i rapporten.
  • Periode er den periode du ønsker rapporten skal være fra: 1) Denne uge, 2) sidste uge, 3) Denne måned, 4) Sidste måned og så videre.

Når du har valgt de filtre du har behov for, trykker du Vis rapport.

Figur 7 – Timerapport

Nu kan du se en masse informationer, om det du har valgt. Blandt andet projekt, afdeling og kommentar. Det er ikke sikkert, at alle informationerne er relevant i rapporten.

Eksempel: Hvis du via filterne laver en rapport over en bestemt kunde, er det ikke nødvendigt at have feltet “kunde” med i rapporten, eftersom du allerede ved, at rapporten kun omhandler den ene bestemte kunde.

Figur 8 – Vælg og fravælg information i rapporten

Som du kan se på Figur 8, er der en tabel med alle de forskellige informationer, du kan vælge at se i rapporten. De grønne er valgt, mens de grå er fravalgt. Når du har valgt hvilke informationer du vil se, trykker du “Vis rapport” igen.

I udlægs-rapporten og kørsels-rapporten er det de samme informationer og filtre du kan vælge, så disse vil kun blive gennemgået kort.

Udlægsrapport

Udlægs-rapporten kan du bruge til at skabe et overblik over, hvor du blandt andet benytter flest udlæg. Udlæg kan eksempelvis være frokost eller små anskaffelser i forbindelse med arbejde.

Kørepenge rapport

I kørepenge rapporten kan du, ligesom de andre reporter, få et overblik. Denne specifikke rapport vil give dig et overblik over din kørsel, altså hvor og hvor meget du kører i forbindelse med arbejde. Du kan også bruge den til at se antal kørepenge for en specifik periode, kunde eller projekt. 

Indstillinger

Personlige indstillinger

Under menuen “Indstillinger -> Personlige indstillinger” kan du redigere din profil, adgangskode, standard valg i ugesedlen, eksterne logins og øvrige personlige indstillinger.

Det er let at opdatere personlige oplysninger såsom navn, e-mail, sprog og adresse.

Figur 10 – Personlige oplysninger

Der er nogle obligatoriske indstillinger, som altså skal være udfyldt, men der er også nogle valgfrie. Du kan blandt andet vælge at tilføje et profilbillede.

Med eksterne logins kan du tilføje en anden adgang til systemet end den du først er logget ind med. Du kan vælge mellem Google, Facebook og Microsoft.

Se også hvordan du opsætter standardvalg for tidsregistrering og skjuler weekend dage.