Guide – Kom godt i gang med Tidsregistrering

Guide – Kom godt i gang med Tidsregistrering

Dette er guiden for dig, der lige er blevet bruger i TimeGuru.
Eller for dig der gerne vil vide lidt om, hvad der sker i dit cockpit.

Vi gennemgår her de vigtigste menupunkter for den almindelige TimeGuru bruger:

Cockpit – status og statistik i realtid

Du kan gå til dit Cockpit via Menu > Mit Cockpit eller ved at klikke på TimeGuru logoet øverst på siden.

De farvede totaler i toppen af dit Cockpit:

Med flueben vælger du disse til og fra ved at klikke på cockpitindstillinger eller på knappen […] i højre hjørne.

  • Cockpitindstillinger – Her kan det personlige cockpit indstilles.
  • Projektmedlemskaber – Tæller hvor mange projekter, du er medlem af og kan registrere på.
  • Timer – Sum af dine timer for denne uge og måned.
  • Udlæg – Sum af private udlæg for denne uge og måned.
  • Kilometer – Sum af kørepenge for denne uge og måned.
  • Flekstid – Viser din flekssaldo i går og den aktuelle saldo i dag.  Klik på kalenderen og vælg hvilken dato, du ønsker at se flekssaldo for.
  • Timebank – Viser dine opsparede timer i timebank (ofte timer fra aftalt overarbejde)
  • Skift bruger – (kun til rådighed for administratorer og superbrugere)

 

De store widgets/kasser med detaljerede informationer:

Dine projekter – Hvis du er valgt som nøgleperson i et projekt, så kan du se projektet i dit cockpit. Projektet bliver rødt, hvis der er brugt flere timer, end der er budgetteret med.

Timer ugefordeling – Søjlediagram for hurtigt overblik over ugen.

Ferieoversigt – Status på alle de aktive ferietyper du er medlem af.

Klik på “i” til højre for din ferie og se total optjening i hele perioden og diverse korrektioner.

Fraværende medarbejdere(Kun til rådighed for Administratorer, superbrugere og kantinerolle).

Anmodninger – Anmod om ferie afholdelse/overførsel/udbetaling, Timebank afholdelse/udbetaling mm. Følg status og leder godkendelse:

Se også guiden hjælp til anmodning om ferie.

Leder godkendelse (kun til rådighed for ledere og administratorer):

Som nævnt kan dit personlige Cockpit tilpasses til at vise de widgets du har brug for og resten kan skjules. Her vises et komplet cockpit, hvor alt er slået til.

Resten af denne guide viser dig, hvilke muligheder du har i TimeGuru.

Ugeseddel

Læs også hele vores Vejledning til Tidsregistrering i ugesedlen, som i detaljer gennemgår registrering af arbejde, ferie og fravær.

Vi har også lavet en fuld Gennemgang af modulet Tidsregistrering, hvis du vil læse mere om de mange muligheder i modulet. F.eks. både simpel og udvidet tidsregistrering.

I ugesedlen kan du registrere tid, ferie og fravær. Ligeledes kan du registrere kilometer, udlæg og uploade fotodokumentation.

I mange tilfælde skal ferien registreres via anmod/godkend flow, men det kommer helt an på, hvordan systemet er sat op af administrator.

Afhængig af systemopsætning, kan der være forskel på valgmuligheder og obligatoriske felter.

Tidsregistrering

Se et eksempel på en tidsregistrering her:

Se også hvordan du opsætter standardvalg i ugesedlen.

Du kan registrere din arbejdstid på forskellige måder:

  • Angiv start og slut tidspunkt.
  • Tast antal timer (som svarer til 7,4 timer om ugen, hvis du er ansat på 37 timer).
  • Eller klikke på det grønne ur ved arbejdsdag start (angiver realtid) og på det røde ur, når din arbejdsdag er slut.

Klik “Opret” når du har udfyldt din tidsregistrering. Nu bliver din tid gemt og systemet opdaterer automatisk grafer, fleks beregning, ferie/fravær og øvrig statistik.

Vigtigt: “Ved registrering af ferie og sygefravær” er det ikke nødvendigt at taste timer, hvis der er tale om en hel dag. Det finder systemer selv ud af, ud fra din normtids opsætning.

Automatisk registrering af sygefravær

Du kan også registrere fravær ved hjælpe af Auto-registrering, som er den røde boks i højre side af ugesedlen. Fordelen ved at anvende autoregistrering, er at dagene registreres automatisk, mens du er fraværende.

Aktiveres fravær i forbindelse med at du går hjem syg fra arbejde, finder systemet selv ud af at fratrække dit registrerede arbejde. Når du slår auto-registrering fra igen, stopper den automatiske registrering.

Deaktiveres autoregistrering efter virksomhedens “lukketid”, forbliver dagens sygemelding, og du registreres ikke som syg, den næstkommende dag.

Auto-registrering har også integration til kalender og optælling af sygedage til refusion.

Tidsregistrering eksempel

Nedenstående eksempel viser, hvordan der er registreret tid mandag, men tirsdag er ikke afsluttet endnu. (Eksemplet er d.d. og der er kun tastet en mødetid)

Denne registrering kan nemt afsluttes direkte fra ugesedlen ved at klikke på “afslut”

Medarbejder godkendelse af ugeseddel:

Hvis du har denne orange kasse under din ugeseddel, er det fordi du skal/kan sende din ugeseddel til godkendelse efter endt uge.

 

Nederst på ugesedlen kan du se statistik med timefordeling for ugen.

Nogle gange er der brug for at gå tilbage til gamle registreringer, som ligger langt tilbage i tiden. Derfor har vi indbygget en kalender, som hurtigt finder dine gamle ugesedler.

Kalenderen bliver synlig ved at klikke på flere muligheder ikonet […] øverst til højre i ugeseddel skærmbilledet. 

 

Rapporter

På rapportikonet i den øverste linje (til højre for TimeGuru logoet) kan du finde disse rapporter:

Fælles for alle rapporterne er, at de giver dig et hurtigt overblik over dine personlige registreringer.

Du kan printe eller gemme rapporterne som PDF eller Excel.

 

Timerapport

Hvis du klikker på “Vis flere filtre”, vises alle filtreringsmuligheder.

  • Projekttype 
  • Projektgruppe
  • Projekt
  • Kunde
  • Medarbejder type
  • Afdeling
  • Lokation
  • Aktivitets
  • Status
  • Sammenlæg data
  • Periode

Klik på “Vis”, når du har indstillet de filtre, du har brug for.

Hvis du ønsker en anden rapport, klik på “Nulstil” og start forfra.

Det er ikke sikkert, at alle kolonnerne er lige relevante for dig, så derfor kan du fravælge dem, du ikke ønsker at se. Dette gøres ved at klikke på “Vælg kolonner. 

Marker dem du ikke vil se, så de bliver røde og tryk på “Vis” rapport igen.

Kørselsregistreringer

I kørepenge rapporten kan du, ligesom de andre reporter, få et overblik. Denne specifikke rapport vil give dig et overblik over din kørsel i forbindelse med dit arbejde.  Du kan også bruge den til at se antal kørepenge for en specifik periode, kunde eller projekt.

Udlæg og bilag

Udlægs-rapporten kan du bruge til at skabe et overblik over, hvor du blandt andet benytter flest udlæg. Udlæg kan eksempelvis være frokost eller små anskaffelser i forbindelse med arbejde. 

Ferieregistreringer

Ferierapporten giver dig et overblik over alle registreringer med typen “ferie”. Både den ferie du har holdt og den der er planlagt. 

Ferieplan

Ferieplanen giver dig et overblik hvem der holder ferie og hvornår. Planen kan vises for alle brugere eller afdelinger og i valgfrie perioder.

Tidslinje

Denne tidslinjerapport viser daglige aktiviteter i mobilvenlig udgave på tværs af aktiviteter, kunde og projekt.

Personlige indstillinger

På personikonet i den øverste linje (til højre for rapportikonet) kan du finde personlige indstillinger.

Her kan du redigere din egen profil, skifte adgangskode eller administrere eksterne logins.

Med eksterne logins kan du tilføje en anden adgang til systemet end den du først er logget ind med. Du kan vælge mellem Google og Microsoft.

Gør din tidsregistrering meget nemmere.
Se her hvordan du opsætter standardvalg i ugeseddel, individuelle pauser og skjuler weekend dage.