Automatisk Fakturering og Abonnementer

Fakturering i TimeGuru er nemt og tidsbesparende. Især hvis du benytte fuldautomatisk abonnements-kørsel. Vi vil gerne fremhæve følgende smarte funktioner, som hjælper din virksomhed med fleksibel og korrekt fakturering.:

  • Fleksibel fakturakørsel med abonnementer.
  • Kundespecifik Fakturaopsætning.
  • Fakturering af Fast pris eller Forbrug.
  • Tilbudsgivning og Kundestyring (CRM).
  • Virker på Mobil, Tablet og PC.
  • Plug and Play Integration til e-conomic. Se hos e-conomic.

Fakturamodulet er integreret med løsningens øvrige moduler. Herunder Projektstyring og Tidsregistrering. Nedenfor kan du læse meget mere om TimeGuru’s fakturamodul. Eller du kan oprette et gratis system med det samme:

Opret TimeGuru system nu (gratis)

Ring gerne med spørgsmål på 71 74 11 15 eller skriv til kaffe@timeguru.org

Indhold:

Abonnementer og Måneds-fakturering

Nogle firmaer udsender fakturaer løbende, i takt med at opgaver afsluttes. Andre gør det fast en gang om måneden. Hvis din virksomhed udsender fakturaer med faste mellemrum, eksempelvis månedligt, er abonnementer i TimeGuru en stor hjælp.

Automatisk oprettelse af fakturaer kræver blot, at der oprettes et abonnement på kunden eller projektet. I abonnementet vælges hvordan og hvor ofte der skal faktureres. Herefter opretter systemet automatisk dine fakturaer, så du blot skal godkende dem.

Generelt om abonnementer

Du skal altid vælge, hvor ofte et abonnement skal køre samt periode. Opsætning af dette, ser ud som nedenstående skærmprint:

Periodeopsætning af abonnementer

Der kan gå fra 1 måned til 2 år mellem gentagelserne. Månedligt benyttes ofte ved levering af løbende ydelser. Længere perioder anvendes ofte til serviceintervaller. Bemærk, at abonnementet kører uendelig, med mindre der er angivet en slutdato. Eller det ikke længere er aktivt.

Næste del af opsætningen omhandler hvordan der skal faktureres. Altså om fakturaen skal oprettes ud fra en ordreskabelon eller forbrug.

Fastpris fakturering (ordreskabelon)

Vælges fakturering efter fast pris, ser opsætningen således ud:

Fastpris abonnement

Bemærk at det også er muligt at vælge en “tom” som ordreskabelon. Eksempelvis hvis vil sikre, at du periodevist husker en serviceaftale.

Fakturering af forbrug

Vælger du i stedes fakturering efter forbrug, ser opsætningen således ud:

Fakturering efter forbrug

En smart detaljer er, at du kan opsamle alt forbrug siden seneste kørsel. Men du kan også afgrænse til sidste måned eller denne måned. Hvis du vil vide mere om tidsregistrering på kunder og projekter, kan du se vores Guide til Tidsregistrering.

Fakturabeskrivelse med flette-felter

Sidste del af opsætningen, er beskrivelse og betingelser. Her er det muligt at oprette standardtekster med automatiske felter. Eksempelvis år, måned eller projektnummer:

Opsætning af fakturabeskrivelse

Tillykke! Du har nu opsat et abonnement, som afvikles automatisk ved næste fakturakørsel.

Manuel Fakturering

Nogengange skal der blot oprettes en faktura, uden planlagte gentagelser. Derfor kan du oprette manuelle fakturaer i TimeGuru. Der er 3 måneder at gøre det på:

  1. Opret selv faktura og fakturalinjer, eventuelt ud fra et varekatalog.
  2. Opret en kunde- eller projektfaktura på baggrund at forbrug (timer, kørsel, udlæg).
  3. Opret som kopi af eksisterende tilbud, ordre eller faktura.

Alle fakturaer som oprettes i abonnements-modulet, kan korrigeres manuelt efter oprettelse.

Tilbud og Ordrer

Sæt dit salg i system med Kundekartotek, Kundelog og Tilbudsgivning i TimeGuru. Vi har integreret TimeGuru med Google, så kundeinformationer hentes automatisk. Når din kunde er oprettet, er du klar til at oprette tilbud og logge aktiviteter. Tilbud kan oprettes forfra eller kopieres fra eksisterende tilbud, ordrer eller fakturaer.

Ved kundens accept af tilbud, flytter du tilbud -> ordre og kundeemne -> kunde. Nemt og enkelt.

Integrationer

TimeGuru kan integreres med stort set alle systemer. Vi har lavet flere standard integrationer. Men tilbyder også API, hvis din virksomhed selv vil bygge en integration til TimeGuru.

e-conomic

Vi har bygget en “plug and play” integration til e-conomic. Det betyder, at du selv kan opsætte TimeGuru til at udveksle data med din e-conomic løsning. Du finder opsætningen i menuen “Indstillinger -> e-conomic integration”. Det eneste du skal gøre, er at koble systemerne sammen og vælge hvilke data der skal sendes, hentes eller synkroniseres. Se skærmprint af opsætning:

e-conomic integration

Ved overførsel af fakturaer, sørger vi for at de bogføres automatisk. Og vi henter oplysninger om betaling, så det også bliver synligt i TimeGuru.

Microsoft Dynamics/Office 365/Business Central

Denne integration er lidt mere kompliceret, da dataadgangen skal oprettes af din virksomheds IT afdeling. Vi har bygget en standard integration  til overførsel af medarbejdere og projekter, men kan synkronisere alle nødvendige data. Eksempel på TimeGuru standard opsætning:

Microsoft Dynamics Integration

Eksport/Import af filer

De fleste løsninger til økonomistyring, nye som gamle, kan udveksle data via filer. Det gælder C5, Ældre Navision versioner, Visma og så videre. Hvis din virksomhed har behov for en eksportfil i stedet for en fuld integration, står vi klar til at hjælpe. Du skal blot ringe eller skrive til os. Så finder vi en løsning.