Brugerguide

Brugerguide

Hvis du netop er blevet inviteret til TimeGuru og er logget ind for første gang, eller blot har lyst til at lære alle funktionerne at kende, er dette guiden for dig.

Der er 4 forskellige menupunkter du kan klikke dig ind på (klik for at komme til en af punkterne):

Du kan også læse om:

Mit cockpit

Mit cockpit er det første punkt i menuen. Her kan du se dine personlige statistikker over ugentlige timer, ferie og fravær, flekstid og meget mere.

Figur 1 – Mit cockpit

Her kan du også se nyheder, som din arbejdsplads deler i systemet.

Du kan selv bestemme hvad du vil se i dit personlige cockpit, dette kan du se på figur 2.

Figur 2 – Elementer i Mit Cockpit

Du kan vælge og fravælge elementer efter behov. Dette kan komme meget an på din virksomheds type. Hvis du eksempelvis er ude og køre meget i forbindelse med arbejdet, kan det være du skal krydse kørsel til, og hvis din virksomhed benytter nyhederne meget, kan det være en god ide at slå denne til.

Ugeseddel

I ugesedlen registrerer du din tid, udlæg og kørsel. Afhængig af hvordan dit arbejdsplads system er opsat, er der nogle forskellige punkter du skal udfylde når du registrerer tid.

Registrere sin tid

Du skal selvfølgelig angive din tid. Dette kan du gøre på følgende tre måder:

Figur 3 – Registrering af tid 3 måder
  1. Udregn og indtast selv din tid i boksen.
  2. Udregn også selv her, og brug slideren til at angive antal timer
  3. Indtast start- og sluttid for det arbejde du skal registrere. Du kan også bare vælge starttidspunkt og udfylde de obligatoriske felter, og lade sluttidspunktet stå tomt når du trykker gem. Herefter kan du bare trykke afslut når du er færdig, så udregner den selv antal timer uden du behøver at gøre mere, som du også kan se på figur 4.
Figur 4 – Nulregistrering

Du kan vælge at fratrække pause fra din tidsregistrering (se også Figur 3). Du indtaster blot pausens antal minutter, så fratrækker systemet selv dette fra registreringen.

Hvis dit system er opsat til det, kan du også tilknytte en kunde til din tidsregistrering, eller vælge at registreringen er intern.

Hvis du er med i nogle projekter, kan du også vælge imellem disse når du tidsregistrerer. Dette kan du eksempelvis bruge i rapporter til at se hvor meget tid du bruger på hvert projekt.

Under aktiviteter kan du vælge mellem de aktiviteter der er oprettet i systemet. Dette kan være aktiviteter såsom fakturerbar og ikke-fakturerbar, og mere specifikke aktiviteter afhængig af din arbejdsplads.

Til sidst kan du tilføje en kommentar til din registrering. Her kan du eksempelvis specificere hvilken type arbejde du har lavet de angivne timer, eller andet vigtig information.

Nederst på siden kan du se statistik for ugen.

Figur 5 – Ugentlig statistik i ugesedelen

De forskellige kunder har forskellige farver i systemet. I statistikken kan du også se antal timer du ialt har arbejdet i den pågældende uge. Dette gør det nemt for dig at sikre at du dagligt det rigtige antal timer, samtidig med at du kan få et lille overblik over hvilken kunde du har arbejdet mest med i den pågældende uge.

Figur 6 – Skift mellem ugerne

På Figur 6 kan du se en kalender. Med denne kan du gå frem og tilbage i ugesedelen. Du kan også bruge pilene ude i siderne til at gå frem eller tilbage en uge ad gangen. For at komme tilbage til den nuværende uge, trykker du bare på hjem knappen.

Rapporter

Under rapporter i menuen kan du vælge 4 forskellige valgmuligheder:

  • Timer
  • Udlæg
  • Kørsel
  • Tidslinje

Fælles for alle rapporterne er, at de giver dig et hurtigt overblik over dine personlige statistikker. Du kan hente rapporterne ned som PDF eller Excel format.

Timerapport

Timerapporten viser dig statistik over alle de tidsregistreringer du har lavet i løbet af en bestemt periode. Du kan vælge imellem en masse forskellige filtre, der dikterer hvilken information der bliver vist i rapporten.

  • Projekt kan bruges hvis du vil vide hvor mange timer du har brugt på de forskellige projekter
  • Projektleder kan gøre projektrapporten endnu mere specifik, og det samme kan projektgruppe.
  • Du kan også sortere rapporten efter de forskellige aktiviteter, blandt andet for at se hvor mange timer du bruger på hver. Dette kan være en fordel hvis du selv planlægger din arbejdstid.
  • Grupper kan give dig en liste over eksempelvis kunder eller projekter, hvor hver får sin egen kolonne, så man kan se de forskellige informationer for hver inden for den kategori.
  • Kunde viser en kunde i rapporten, med de forskellige informationer du har vist i rapporten.
  • Periode er den periode du ønsker rapporten skal være fra: 1) Denne uge, 2) sidste uge, 3) Denne måned, 4) Sidste måned, osv.

Når du har valgt de filtre du har behov for, trykker du Vis rapport.

Figur 7 – Timerapport

Nu kan du se en masse informationer om det du har valgt. Blandt andet projekt, afdeling og kommentar. Det er ikke sikkert at alle informationerne er relevant i rapporten.

Eksempel: Hvis du via filterne laver en rapport over en bestemt kunde, er det ikke nødvendigt at have feltet “kunde” med i rapporten, eftersom du allerede ved at rapporten kun omhandler den ene bestemte kunde.

Figur 8 – Vælg og fravælg information i rapporten

Som du kan se på Figur 8, er der en tabel med alle de forskellige informationer du kan vælge at se i rapporten. De grønne er valgt mens de grå er fravalgt. Når du har valgt hvilke informationer du vil se, trykker du Vis rappport igen.

I udlægsrapporten og kørselsrapporten er det de samme informationer og filtre du kan vælge, så disse vil kun blive gennemgået kort.

Udlægsrapport

Udlægsrapporten kan du bruge til at skabe et overblik over hvor du blandt andet benytter flest udlæg. Udlæg kan eksempelvis være frokost eller små anskaffelser i forbindelse med arbejde.

Kørselsrapport

I Kørselsrapporten kan du, ligesom de andre reporter, få et overblik. Denne specifikke rapport vil give dig et overblik over din kørsel, altså hvor og hvor meget du kører i forbindelse med arbejde. Du kan også bruge den til at se antal kørepenge for en specifik periode. 

The mileage registration report will, much like the other reports, give you an overview. This specific report will give you a report on your mileage, meaning where and how much you drive in connection with work. You can also use it to see your mileage allowance for a specific period.

Tidslinje

I tidslinjen kan du se en tidslinje over alle de forskellige registreringer du har lavet i en periode. Her kan du vælge imellem alle de samme filtre, plus du kan vælge hvilke(n) registreringstype(r) du vil se (altså tidsregistrering, udlægsregistrering, kørselsregistrering og/eller fotoregistrering).

 

Figur 9 – Tidslinje

Indstillinger

Personlige indstillinger

Under personlige indstillinger kan du redigere din profil, adgangskode, eksterne logins og brugerlog.

I rediger profil kan du ændre dine personlige oplysninger, såsom navn, e-mail, sprog og adresse.

Figur 10 – Personlige oplysninger

Der er nogle obligatoriske indstillinger, som altså skal være udfyldt, men der er også nogle valgfrie. Du kan blandt andet vælge at tilføje et profilbillede.

De eksterne logins kan du tilføje en anden adgang til systemet end den du først er logget ind med. Du kan vælge mellem Google, Facebook, Microsoft og LinkedIn.

I din Brugerlog kan du se alle handlinger du har foretaget i systemet.

Vælg system

Du kan benytte dig af vælg system, hvis du er bruger i flere forskellige systemer. Det er nemlig super nemt at skifte fra system til system, du behøver ikke engang at logge ud for at skifte.

Support

Det sidste punkt der bliver gennemgået i denne guide er TimeGuru’s support.  Fra startsiden kan du hurtigt finde alle support mulighederne.

Der er tre forskellige typer af support på TimeGuru’s hjemmeside:

  • E-lærings videoer
  • Vejledninger (som den du læser lige nu)
  • Ofte stillede spørgsmål

E-læring

E-læring videoerne gennemgår grundigt de forskellige funktioner step-by-step, som du nemt kan følge. Der er lavet en video for hver funktion, der gør det nemt at finde præcis dét, du er i tvivl om.

Vejledninger

Vejledningerne, er ligesom det du læser nu. Det er en tekst gennemgang af diverse funktioner, der ikke går fuldstændig i dybden med hvordan du gør, men nærmere giver et godt overblik over hvad systemet kan.

Ofte stillede spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål, er svar på specifikke spørgsmål som andre har spurgt om. Det er en nem måde at få svar på diverse spørgsmål du eventuelt har, eller blot lære mere om TimeGuru.

Dette er alle de funktioner du kan bruge i TimeGuru som bruger. Nu er du klar til at begynde at tidsregistrere.

Please follow and like us: