Projektstyring af virksomhedens projekter

Selvom der er mange “skoler” indenfor projektstyring, er der bred enighed om, at et projekt kendetegnes ved: “at være en unik tidsbegrænset opgave, som gennemføres med begrænsede  ressourcer, af en midlertidig sammensat projektorganisation”. Yderligere anses projekter for: “at være toget der tager virksomheden fra A til B, når ændringer skal gennemføres”.

Projekter og Projektstyring spiller altså en afgørende rolle, når forandringer gennemføres i virksomheden eller for kunder.

Indhold:

Projektstyring i det daglige

I dagligdagen må vi nok erkende, at projektbegrebet anvendes bredere. Projekter er ikke altid unikke eller har sin egen organisation. Tvært imod anvendes de ofte, ved løbende afregning af service ydelser og anden opsamling af forbrug.

Med TimeGuru projektstyring, får du nemt et overblik over virksomhedens projekter. Uanset om projekterne er store eller små, interne eller udføres for kunder. Eller der blot er behov for en ekstra dimension på tidsregistreringen.

Du kan selv bestemme hvor avanceret din projektstyring skal være. Prøv vores simple planlægning i Gantt kort. Eller nedbryd i underprojekter og få fuldt overblik over ressourcer, tidsforbrug, fremdrift, risici, projektøkonomi og fakturering.

Opret TimeGuru system nu (gratis)

Ring gerne med spørgsmål på 71 74 11 15 eller skriv til kaffe@timeguru.org

Projektmodulet er fuldt ud integreret med TimeGuru’s øvrige moduler. Nedenfor kan du læse meget mere om TimeGuru projektstyring.

Projektopbygning i hierarkier og grupper

Projektmodulet understøtter projekthierarkier med uendelig dybde. Både i den økonomiske rapportering, i tidsregistrering og i Gantt kort (også kendt som stavdiagram). Ved at opbygge projekthierarkier, er det muligt at bemande, prissætte og estimere hvert underprojekt individuelt. Hierarkierne opbygges nemt, ved at tilknytte projekter til hinanden, som hoved- eller underprojekter.

Yderligere kan projekter inddeles i projektgrupper, hvis man ønsker en tværgående projektdimension. Topbanneret øverst på denne side, viser en del af TimeGuru’s udviklingsplaner, opbygget i 3 niveauer.

Projektoverblik i Gantt kort

Projektvisning via Gantt kortet er en let og overskuelig metode, til at danne sig et overblik over virksomhedens projekter. Gantt kortet er særligt anvendeligt, til at følge projekter over tid, på tværs af projektledere, projektgrupper, kunder og hierarkier. Læs mere om brug af Gantt kortet.

Projektoversigt Gantt kort

Yderligere indeholder Gannt overblikket følgende funktioner til projektlederen:

  • Visning af projekter og projekthierarkier over tid.
  • Visning af fremgang % (budget vs faktisk timeforbrug).
  • Zoom på dags, uge, måneds eller års niveau.
  • Scroll frem og tilbage på tidslinjen.
  • Flyt af projekter og underprojekter.
  • Skift af start/slut dato med drag and drop.

Fik vi nævnt, at TimeGuru projektstyring og Gantt kort selvfølgelig også virker på din mobil. Og at du kan “swipe” frem og tilbage på tidslinjen:

Gantt på mobilen

Planlægning af medarbejdere

Når projekter er oprettet, kan du booke dine medarbejdere på dem. Det skal du gøre hvis du ønsker at:

  • Estimere tidsforbrug og økonomi på projektet.
  • Udelukkende vise relevante projekter ved tidsregistrering.
  • Give medarbejdere adgang til hurtig-registrering på planlagte projekter.
  • Projektstyre med detailplanlægning.

Planlagt arbejde vil nu fremgå af ugesedlen, hvor man blot færdigmelder for at tidsregistrere. Nedenfor vises en ugeseddel, hvor der er 3 planlagte opgaver om tirsdagen. Ved færdigmelding af disse, oprettes der automatisk en tidsregistrering. Øvrig tidsforbrug registreres ved at klikke +Tid:

Planlægning i ugesedlen

Risikostyring – Vær forberedt på projektets risici

Et vigtigt element i projektstyring, er at overveje/kende projektets risici. Kender man disse, kan man bedre forudse konsekvenser og overveje mulig afhjælpning (mitigering). Risici inddeles typisk efter hvor alvorlige de er for projektets tidsplan og økonomi.

Med TimeGuru projektstyring kan der oprettes et risikoregister for hvert projekt. Eller man kan vælge at samle alle risici på hovedprojekter. Uanset metode, er det nemt at få et samlet overblik over projekter og porteføljers risici.

Når en ny risiko oprettes, skal du udfylde konsekvens og mitigerende handling samt eventuel deadline og ansvarlig.

Tidsregistrering på projekter

TimeGuru projektstyring er fuldt integreret i systemets øvrige moduler, herunder tidsregistrering. Du bestemmer selv, hvilke felter der vises i registreringen. Og hvilke der er obligatoriske.

Din virksomhed får mange fordele ved at tidsregistrere på projekter. Eksempelvis:

  • Detaljeret overblik over tidsforbrug på tværs af virksomhedens afdelinger, projekter, aktiviteter og kunder.
  • Mulighed for at følge fremgang på projekter og re-estimere budgetter.
  • Evaluere gennemførte projekter for at blive bedre til at planlægge de næste.
  • Fakturere kunder eller danne grundlag for intern fakturering mellem afdelinger.
  • Detaljeret dokumentation for udført arbejde. Inklusiv tilknytning af foto til projekter.

Hvis du udelukkende skal anvende projektstyring internt i virksomheden, kan din ugeseddel udvides med valg af projekt. Rent praktisk går du til menuen Indstillinger -> Systemindstillinger og retter pkt. 3 som vist nedenfor:

Intern projektstyring

Det er en smagssag, om valg af projekt skal være obligatorisk. Vi anbefaler at gøre opsætningen mere restriktiv, hvis der fejlregistreres for meget. Når du har gemt ændringen, er projektstyring aktiveret i ugesedlen.

Hvis du har brug for registrering på kundeprojekter, skal du også aktivere valg af kunde i opsætningen. Kunder aktiveres typisk, hvis du skal fakturere timer, kørsel og/eller udlæg. Eller hvis du er i en større virksomhed, hvor udlån af medarbejdere og projekttid, faktureres mellem afdelinger.

Projektregistrering er fuldt integreret med ferie og fraværsregistrering. Det betyder, at medarbejderen kun skal registrere sit tidsforbrug et sted. Uanset om det er via mobil, tablet eller PC. Læs også hvordan du får TimeGuru som app ikon på IOS eller Android.

Projektopfølgning

Når din virksomhed gennemføre projekter, er der typisk stor interesse for, om tidsplan og budget holder. Både fra projektleder, projektejer, afdelingschef, direktion, bestyrelse og virksomhedsejer.

Behovet for informationer varierer. Derfor indeholder projektrapporter blandt andet:

  • Budgetteret og forbrugt tid.
  • Projektøkonomi ved fast pris eller forbrug.
  • Fremdrift og nøgletal.
  • Risikovurderinger.
  • og meget mere.

En helt unik detalje ved TimeGuru projektstyring er, at du kan trække nøgletal på tværs af enheder. Eksempelvis kunder, afdelinger, projektgrupper, hierarkier og projektledere. Disse nøgletal giver et detaljeret indblik i valgte enheds effektivitet, sammenlignet med resten af virksomheden.

Fakturering af projekter

TimeGuru indeholder et komplet fakturerings-modul. Modulet kan anvendes til oprettelse af tilbud, ordrer og fakturaer. Ved at oprette abonnementer, kan kunde- og projektfakturering ske automatisk. Endda med individuelt tilpasset fakturaopsætning pr. kunde eller projekt. Systemet understøtter både fakturering efter fast pris og forbrug. Nedenfor vises et eksempel på opsætning af et abonnement:

Abonnement til projektfakturering

Læs meget mere om fakturering her.

Time/sag

Mange projekter afregnes efter forbrug. Det kaldes typisk time-sag, time-material, medgået tid eller blot forbrug. Uanset benævnelse, handler det om at opsamle forbrug på kunder og projekter, til viderefakturering. Ud over tidsregistrering, tilbyder TimeGuru registrering af kørepenge med automatisk afstands-beregning og udlæg med foto af bilag.

Nogengange er der behov for at korrigere fakturerbar tid. Derfor er det muligt at korrigere timer til fakturering, uden at det påvirker medarbejderens arbejdstid eller flekssaldo. Både arbejdstid og fakturerbar tid er synlig i administrative rapporter.

Fast pris

Fastpris projekter stiller andre krav til projektstyring og fakturering. Her vil det typisk dreje sig om at løse opgaven tilfredsstillende, men med mindst muligt tidsforbrug. Overskuddet på fastpris projekter falder jo flere timer der benyttes, mens det omvendte gælder når der afregnes efter forbrug.

Fakturering af fastpris projekter kan opsættes i abonnements-modulet som enkeltbetalinger eller periode fakturering.

Integration af projekter

Projektmodulet i TimeGuru kan integreres med andre løsninger. Årsagen vil typisk være at:

  • Projekter oprettes i økonomisystemet og skal overføres til TimeGuru.
  • Fakturaer og/eller forbrug skal sendes retur til økonomisystemet.
  • Bemanding af projekter skal hentes fra et avanceret planlægnings-system.

TimeGuru understøtter alle moderne former for integration. Hvis du som kunde, selv ønsker at udvikle integrationer, er dette muligt via TimeGuru API.