TimeGuru Tidsregistrering

Tidsregistrering i TimeGuru er nemt og kan tilpasses virksomheden. Med TimeGuru Tidsregistreting får du blandt andet:

  • Arbejdstid med mulighed for Automatisk Frokosthåndtering.
  • Ferie Optjening, Planlægning og Afholdelse (også efter Ny Ferielov).
  • Let registrering af Sygdom og andet Fravær.
  • Projekttid som en del af TimeGuru Projektstyring
  • Hele systemet virker på PC, Tablet og Mobil.
  • Se oversigt over øvrige TimeGuru moduler på forsiden
  • Se Prisliste.

Ring gerne med spørgsmål på 71 74 11 15 eller skriv til kaffe@timeguru.org

Dine kollegaer lærer hurtigt at benytte TimeGuru tidsregistrering og du får fuldt overblik over din virksomheds medarbejdere og aktiviteter. Læs videre nedenfor, hvis du vil fordybe dig yderligere. Vi kan også mødes og få en snak om din virksomheds behov eller du kan prøve TimeGuru med det samme.
Opret TimeGuru system nu (gratis)

Hvorfor benytte tidsregistrering?

De fleste virksomheder bruger først og fremmest tidsregistrering til at holde styr på ferie, fravær, flekstid og løn. Det skal helst foregå med minimalt besvær og tidsforbrug. Gerne i et online system, hvor medarbejdere selv kan følge flekstid samt optjent og afholdt ferie.  I tillæg til dette, er der virksomheder som skal planlægge, dokumentere og viderefakturere tidsforbrug til deres kunder. Typisk ved månedlig fakturering af medgået tid eller på projekter.

Vender man blikket  indad i organisationen, vil tidsregistrering give øget indsigt i virksomhedens ressourceforbrug. Det betyder for det første, at virksomheden nemmere kan sammenligne effektiviteten på tværs af afdelinger, kunder, projekter og medarbejdergrupper. En anden fordel, er at tidsregistreringer er en vigtig informations-kilde til den løbende optimering af virksomhedens processer. Sidst men ikke mindst, giver tidsregistrering korrekt dokumentation for optjening og afholdelse af ferie, fravær og afspadsering.

Uanset om behovet er intern tidsregistrering, kunde- og projektregistrering eller begge, kan TimeGuru klare opgaven bedst og billigst. Nedenfor har vi fremhævet vigtige argumenter for intern og ekstern registrering.

Intern tidsregistrering

Alle virksomheder har brug for styring af arbejdstid, ferie/fravær og muligvis flekstid. Yderligere kan der opnås værdifuld viden om ressourceforbruget i afdelinger og på tværs af organisationen, ved at tidsregistrere. Hvis der samtidig planlægges og budgetteres, kan man sammenligne med realiseret forbrug på tværs af virksomheden. Eksempelvis på afdelinger, projekter, aktiviteter, medarbejdergrupper og så videre. Nogle af de mange fordele ved intern registrering i TimeGuru er:

  • Automatisk beregning af flekstid, som altid er synlig for medarbejderen.
  • Automatisk beregning af optjent og afholdt ferie (inklusiv ny ferielov).
  • Muligt at fratrække pauser med et enkelt klik i tidsregistrering.
  • Live adgang til rapporter over arbejdstidsfordeling.
  • Intern projektstyring med planlægning, tidsregistrering og opfølgning.
  • Øget indsigt i virksomhedens ressourceforbrug.
  • Løbende optimering af budgetter og planlægning.

Kunde- og projektregistrering til fakturering

Hvis en virksomhed udfører opgaver, der afregnes efter medgået tid, er det nødvendigt at holde styr på timer og eventuelt kilometerpenge og udlæg. Omvendt vil det også være nødvendigt at holde styr på forbruget ved fastpris projekter, da øget forbrug giver lavere indtjening. Det vil med andre ord altid være en fordel at tidsregistrere arbejde der udføres for kunder. Uanset om det er fast pris eller medgået tid.

Med TimeGuru kan man nemt registrere og fakturere alt arbejde siden seneste fakturering. Yderligere er kunde- og projektfakturering tæt forbundet til budget og planlægning. Det betyder at nogle af de mange fordele ved TimeGuru kunde- og projektregistrering er:

  • Farvel til Excel ark med TimeGuru projekt- og kundestyring.
  • Nem registrering og fakturering af timer, kørepenge og udlæg.
  • Særskilt regnskab for fakturerbar tid som ikke påvirker arbejdstid og fleksregnskab.
  • Detaljeret dokumentation af forbrug.
  • Automatisk overførsel af fakturaer til kendte økonomisystemer. (læs mere om fakturering her)
  • Overblik over omsætning og indtjening på kunder, projekter, afdelinger og aktiviteter mm.
  • Planlagt versus realiseret forbrug giver mulighed for løbende evaluering og optimering.

Allerede TimeGuru bruger?

Det tager kun få minutter at blive TimeGuru bruger og du oprette dit nye system her. En opsætningsguide hjælper dig med at tilpasse løsningen til din virksomhed og du kan nemt invitere kollegaer. Yderligere kan du selv bestemme, om du vil oprette dig som ny bruger eller logge ind med Office 365, Google, Facebook eller LinkedIn. Det betyder, at vi også understøtter, hvis i benytter Office 365 login for virksomheder. Yderligere er du velkommen til at kontakte os, hvis der er behov for AD, LDAP eller anden bruger integration.

Registrering af Timer, kørsel, udlæg og foto

Ugesedlen kan benyttes til tidsregistrering, kilometer, udlæg og foto. Internt eller på kunder og projekter. Bemærk at man, via systemopsætningen, selv kan vælge hvordan ugesedlen skal sættes op og om felterne er obligatoriske. Yderligere er der mulighed for at fratrække pauser ved tidsregistrering med start og sluttid.

Vi har inddelt resten af gennemgangen i følgende afsnit, som går lidt mere i dybden med de enkelte områder:

  1. Registrering af tid
  2. Kilometerpenge
  3. Udlæg
  4. Opsætning af ugesedlen
  5. Prisopsætning
  6. Rapporter

1. Tidsregistrering

Man kan nemt registrere timer, ferie og fravær via ugesedlen. Når du registrerer din tid, kan du vælge om timerne tilhører en bestemt aktivitet, kunde eller projekt. Du kan også angive en kommentar, som typisk er detaljer om arbejdets udførsel.

I systemopsætningen kan du opsætte ugesedlen til dit firma’s behov. Felter kan vises/skjules efter behov og man kan vælge om de er obligatoriske. Det gør systemet ekstra brugervenligt, da du kun ser de felter, som din virksomhed har brug for. Du kan altid aktivere yderligere funktionalitet uden at det går ud over eksisterende data.

Højdepunkter fra tidsregistreringen:

  • Fuldt overblik over ugen på mobil, tablet og pc.
  • Benyt start/slut tid eller antal timer ved registrering.
  • Kan opsættes simpelt eller avanceret efter behov.
  • Copy/paste af alle tidligere registreringer sparer tid.
  • Flekstid saldo er altid fuldt opdateret og synlig for medarbejdere.
  • Booket ferie indgår automatisk i flekssaldo (skal ikke registreres særskilt).
  • Time regnskab og økonomi på aktiviteter, projekter og kunder.
  • Mulighed for opdeling i arbejdstid og fakturerbar tid.

Nedenfor vises et eksempel på simpel og avanceret registrering:

Tidsregistrering med pauseOpsætning af ugesedlens tidsregistrering, så den både kan bruges til intern registrering samt timeregnskab på projekter og kunder. Eventuelt til fakturering.

Tidsregistrering simpel Ugesedlens tidsregistrering opsat til intern registrering af timer, fravær og ferie

I sektionen med E-læring kan du se hvor nemt det er at registrere forbrug med ugesedlen: Registrer forbrug i ugesedlen

2. Kilometerpenge

Registrering af kørepenge foretages nemt via ugesedlen, samme sted som du tidsregistrerer. Systemet udfylder automatisk alle kendte oplysning og beregner afstanden. Således skal du kun vælge kunde samt om turen var tur/retur, for at registrere kørepenge. Er du samme sted flere dage i træk, kan copy/paste funktionen benyttes. Det tager kun få sekunder.

Følgende video viser hvor let det er, at registrere kørepenge i TimeGuru: Registrering af kørepenge i ugesedlen

3. Udlæg

Udlæg med bilag benyttes ofte til udbetaling af private udlæg eller til viderefakturering til kunder. For at registrere et udlæg, tager du et billede af bilaget og vælger eventuelt om udgiften kan henføres til et projekt eller kunde. Skriv også gerne en kommentar, da bogholderiet ofte skal vide lidt mere, for at kunne udbetale beløbet (eksempelvis hvem du har spist med hvis det er en regning fra en restaurant). Ønsker du at vide mere om reglerne for viderefakturering af udlæg, har vi fundet en god artikel her.

Registrering af udlæg og bilag foregår via ugesedlen. Altså samme sted som tidsregistrering og kørepenge. Således registreres både timer, kilometer og udlæg nemt i samme skærmbillede.

Her kan du se en video af hvordan man registrerer udlæg: Registrering af udlæg i ugesedlen

4. Opsætning af ugesedlen

Når du opretter dit TimeGuru system, vil en guide hjælpe dig med opsætningen, skridt for skridt. Ønsker du senere at ændre omsætningen, kan det gøres via systemindstillingerne. Du mister ikke eksisterende data ved at ændre på denne opsætning. Under systemindstillinger, findes et afsnit for opsætning af ugesedlen (se skærmprint nedenfor). I dette afsnit kan du selv bestemme, om der skal tidsregistreres på kunder, projekter, aktiviteter eller blot angives en kommentar. Yderligere er det muligt at bestemme hvilke felter der er obligatoriske. En anden smart funktion er muligheden for at fratrække pauser. Denne funktion gør det endnu nemmere at benytte start og sluttider selvom arbejdet afbrydes af pauser.

Opsætning af ugeseddel Via opstart guide eller systemindstillinger opsættes ugesedlen.

  • Til intern registrering af arbejde, ferie og fravær, vil man typisk aktivere “Aktivitet” og “Kommentar”, hvor valg af aktivitet gøres obligatorisk.
  • Skal registreringerne også benyttes til fakturering, aktiveres kunder og eventuelt projekter, hvor valg af kunde også gøres obligatorisk.
  • Er der behov for at registrere på interne projekter eller kundeprojekter, aktiveres valg af projekt. Typisk gøres dette valgfrit.

5. Prisopsætning

Hvis man ønsker at tilknytte kost- og salgspriser til sine tidsregistreringer, er dette muligt via “Priselementer”. Et pris-element indeholder “Navn”,  “Kostpris”, “Salgspris” og “Gælder fra dato”. Pris-elementer knyttes typisk til aktiviteter, således at valget af aktivitet ved registrering, afspejler en bagvedliggende kost- og salgspris. Priserne benyttes i budget/planlægning, rapporter og fakturering. Systemet understøtter tilknytning af pris-elementer til:

  • Aktiviteter (standard): Her vil man typisk oprette aktiviteter til forskellige typer af arbejde. Eksempelvis “Bogføring”, “Revision” og “Elev timer”.
  • Projekter: Hvis der ønskes særlige priser per projekt/opgave, tilknyttes priselementer til projektet.
  • Medarbejdere: Dette er en meget simpel metode som typisk benyttes internt, hvis man ønsker at tilknytte økonomi til medarbejder grupper.
  • Ressourcer (standard for planlægning): Der kan tilknyttes priselementer til alle ressourcer i planlægnings-modulet. Således kan man sammenligne planlægning med realiseret på tværs af kunder, afdelinger, aktiviteter og medarbejdere mm.

Alle priser i TimeGuru styres via priselementer, hvilket er en kæmpe fordel, når der skal prisreguleres. Her tilføjes blot en ny linje til pris-elementet med kostpris, salgspris og gælder fra dato, hvorefter systemet selv tager de nye priser i brug på valgte dato.

6. Rapporter

Alle tidsregistreringer, udlæg og kørsel kan selvfølgelig trækkes ud i rapporter. Disse kan eksporteres til Excel arbejde videre med data. Det er også muligt at gemme som pdf. Dette kan eksempelvis bruges til at lave en pænt print eller til at vedhæfte en mail.

TimeGuru rapporter er yderst fleksible. Du kan eksempelvis selv opsætte filtrer, kolonner, gruppering og sortering, og systemet husker dine indstillinger til næste gang. Nedenfor er et eksempel på en timerapport.

Timerapport Alle registreringer kan trækkes ud i fleksible rapporter med mulighed for filtrering, gruppering og sortering i valgte periode. Det betyder at du som bruger, kan skræddersy dine rapporter direkte i system. Der vil derfor sjældent være behov for Excel eller lignende til at modellere data. Systemet husker din seneste opsætning af rapporten, så den altid er lige ved hånden.

Vi har lavet videoer der gennemgår rapporter til tidsregistrering, udlæg og kørepenge. Dem kan du se i vores afsnit med E-læring.

Afrunding

Hermed slut på gennemgangen af registreringer. Næste side fortæller om håndtering af flekstid, ferie og fravær i TimeGuru.