Tidsregistrering til alle formål.
Opret dit tidsregistreringssystem til medarbejdere allerede i dag. Det tager kun 5 minutter. TimeGuru timeregistrering findes i en gratis version til mindre virksomheder og en betalt version, som er markedets billigste. Få blandt andet:
- Tidsregistrering til PC, Tablet og Mobil.
- Kørepenge, udlæg, løntillæg og overarbejde med lønintegration.
- Feriestyring med leder-godkendelse, ferieplaner og kalenderintegration.
- Kunde- og Projektstyring med mulighed for fakturering og abonnementer.
- Sikker databehandling: TimeGuru er ISAE3000 certificeret og hostes hos Microsoft.
Opret System (gratis)
Opret dit tidsregistreringssystem nu. Det er gratis op til 10 brugere og uden kreditkort.
Sådan opretter du et nyt tidsregistreringssystem til din virksomhed:
- Klik på knappen “Opret system” ovenfor.
- Opret bruger eller log ind med eksisterende google eller microsoft konto.
- Når din bruger er registreret, starter en simpel wizard til oprettelse af dit tidsregistreringssystem.
Se også vores “Godt i gang med tidsregistrering” guide, som giver et hurtigt overblik over, hvor simpelt det er for en medarbejder at anvende TimeGuru.
Må vi vise dig TimeGuru eller har du spørgsmål? Ring 71 74 11 15 eller skriv til info@timeguru.dk
Yderligere muligheder i tidsregistreringsmodulet
- Stempelur til komme/gå tidsregistrering for udvalgte medarbejdergrupper.
- Timebank til opsparing, udbetaling og afspadsering (læs mere).
- Automatisk beregnet Løntillæg og Overtid.
- Arbejdsbeskrivelser og filer, lige ved hånden, når der tidsregistreres.
Dine kollegaer lærer hurtigt at benytte TimeGuru tidsregistrering, og du får fuldt overblik over din virksomheds medarbejdere og aktiviteter.
Læs videre nedenfor, hvis du vil fordybe dig yderligere. Eller kontakt os for en online gennemgang eller et møde. Du kan selvfølgelig også prøve TimeGuru med det samme.
Hvorfor benytte tidsregistrering?
De fleste virksomheder bruger først og fremmest tidsregistrering til at holde styr på ferie, fravær, flekstid og løn. Det skal helst foregå med minimalt besvær og tidsforbrug. Gerne i et online system, hvor medarbejdere selv kan følge flekstid samt optjent og afholdt ferie.
Yderligere er der virksomheder, som skal planlægge, dokumentere og viderefakturere tidsforbrug til deres kunder. Typisk ved månedlig fakturering af medgået tid, fast pris eller på projekter.
Tidsregistrering i virksomheden.
Vender man blikket indad i organisationen, vil tidsregistrering give øget indsigt i virksomhedens ressourceforbrug. Det giver din virksomhed et bedre overblik over effektiviteten på tværs af afdelinger, kunder, projekter og medarbejdergrupper.
En anden fordel er, at tidsregistreringer er en vigtig informationskilde til den løbende optimering af virksomhedens processer.
Sidst, men ikke mindst giver tidsregistrering korrekt dokumentation for optjening og afholdelse af ferie, fravær og afspadsering.
Alle kan få glæde af at tidsregistrere.
Uanset om behovet er intern tidsregistrering, kunde- og projektregistrering eller begge, kan TimeGuru klare opgaven bedst og billigst.
Intern tidsregistrering.
Alle virksomheder har brug for styring af arbejdstid, ferie/fravær og muligvis flekstid. Yderligere, giver tidsregistrering værdifuld viden om ressourceforbruget i afdelinger og på tværs af organisationen. Hvis der samtidig planlægges og budgetteres, kan man sammenligne med realiseret forbrug på tværs af virksomhedens enheder.
Nogle af de mange fordele ved intern registrering i TimeGuru er:
- Automatisk beregning af flekstid, som altid er synlig for medarbejderen.
- Automatisk beregning af optjent og afholdt ferie (inklusiv ny ferielov).
- Muligt at fratrække pauser med et enkelt klik i tidsregistrering.
- Adgang til rapporter over arbejdstidsfordeling i “realtid”.
- Intern projektstyring med planlægning, tidsregistrering og opfølgning.
- Øget indsigt i virksomhedens ressourceforbrug.
- Løbende optimering af budgetter og planlægning.
Kunde- og projektregistrering til fakturering.
Hvis en virksomhed udfører opgaver, der afregnes efter medgået tid, er det nødvendigt at holde styr på timer og eventuelt kilometerpenge og udlæg. Omvendt vil det også være nødvendigt at holde styr på forbruget ved fastprisprojekter, da øget forbrug giver lavere indtjening.
Det vil med andre ord altid være en fordel at tidsregistrere arbejde, der udføres for kunder. Uanset om det er fast pris eller timeforbrug.
Med TimeGuru kan man nemt registrere og fakturere alt arbejde siden seneste fakturering. Yderligere er kunde- og projekt fakturering tæt forbundet til budget og planlægning. Det betyder, at nogle af de mange fordele ved TimeGuru kunde- og projektregistrering er:
- Farvel til Excel ark med TimeGuru projekt- og kundestyring.
- Nem registrering og fakturering af timer, kørepenge og udlæg.
- Særskilt regnskab for fakturerbar tid som ikke påvirker arbejdstid og fleks regnskab.
- Detaljeret dokumentation af forbrug.
- Automatisk overførsel af fakturaer til kendte økonomisystemer. (læs mere om fakturering her)
- Overblik over omsætning og indtjening på kunder, projekter, afdelinger og aktiviteter mm.
- Planlagt versus realiseret forbrug giver mulighed for løbende evaluering og optimering.
Allerede TimeGuru bruger?
Det tager kun få minutter at få et TimeGuru system og du kan oprette et her.
En opsætningsguide hjælper dig med at tilpasse løsningen til din virksomhed, og du kan nemt invitere kollegeer.
Yderligere, kan du selv bestemme om du vil oprette dig som ny bruger eller logge ind med Office 365, Google eller Facebook.
TimeGuru understøtter også Azure AD og Office 365 for virksomheder.
Registrering af Timer, kørsel, udlæg og foto.
Ugesedlen kan benyttes til tidsregistrering, kørepenge, udlæg og foto. Internt eller på kunder og projekter. Eventuelt til fakturering. Bemærk, at man via systemopsætningen, selv kan vælge hvordan ugesedlen skal sættes op, og om felterne er obligatoriske.
Der er også mulighed for automatisk at fratrække pauser ved tidsregistrering.
Du kan spare tid ved at opsætte personlige standard valg i ugesedlen. Således vil eksempelvis din arbejdstid og/eller arbejdsopgave altid være forudfyldt ved nye tidsregistreringer.
Vi har inddelt resten af gennemgangen i følgende afsnit, som går lidt mere i dybden med de enkelte områder:
1. Tidsregistrering.
Man kan nemt registrere timer, ferie og fravær via ugesedlen. Når du registrerer din tid, kan du vælge om timerne tilhører en bestemt aktivitet, kunde eller projekt. Du kan også angive en kommentar, som typisk er detaljer om arbejdets udførsel.
I systemopsætningen kan du opsætte ugesedlen til dit firma’s behov. Felter kan vises/skjules, og man kan vælge, om de er obligatoriske. Det gør systemet ekstra brugervenligt, da du kun ser de felter, som din virksomhed har brug for. Du kan altid aktivere yderligere funktionalitet, uden at det går ud over eksisterende data.
Højdepunkter fra tidsregistreringen:
- Fuldt overblik over ugen på mobil, tablet og pc.
- Benyt start/slut tid eller antal timer ved registrering.
- Fratræk automatisk frokost.
- Kan opsættes simpelt eller avanceret efter behov.
- Copy/paste af alle tidligere registreringer sparer tid.
- Flekstid saldo er altid fuldt opdateret og synlig for medarbejdere.
- Booket ferie indgår automatisk i flekssaldo (skal ikke registreres særskilt).
- Time regnskab og økonomi på aktiviteter, projekter og kunder.
- Mulighed for opdeling i arbejdstid og fakturerbar tid.
- Personlig opsætning af standardvalg (Se Guide om standardvalg i ugesedlen)
Opsætning af tidsregistrering, så der både kan tidsregistreres internt og på projekter/kunder:
Eksempel på simpel og avanceret registrering:
Eksempel på simpel registrering:
I sektionen med E-læring kan du se, hvor nemt det er at registrere forbrug med ugesedlen: Registrer forbrug i ugesedlen
2. Kilometerpenge
Registrering af kørepenge foretages nemt via ugesedlen samme sted, som du tidsregistrerer. Systemet udfylder automatisk alle kendte oplysninger og beregner afstanden. Således skal du kun vælge kunde, samt om turen var tur/retur, for at registrere kørepenge. Er du samme sted flere dage i træk, kan copy/paste funktionen benyttes. Det tager kun få sekunder.
Følgende video viser, hvor let det er at registrere kørepenge i TimeGuru: Registrering af kørepenge i ugesedlen
3. Udlæg
Udlæg med bilag benyttes ofte til udbetaling af private udlæg eller til viderefakturering til kunder. For at registrere et udlæg tager du et billede af bilaget og vælger eventuelt, om udgiften kan henføres til et projekt eller kunde. Kommentarfeltet kan benyttes, hvis bogholderiet skal have flere oplysninger. Ønsker du at vide mere om reglerne for viderefakturering af udlæg.
Registrering af udlæg og bilag foregår via ugesedlen. Altså samme sted som tidsregistrering og kørepenge. Således registreres både timer, kilometer og udlæg nemt i samme skærmbillede.
4. Opsætning af ugesedlen
Når du opretter dit TimeGuru system, vil en guide hjælpe dig med opsætningen. Ønsker du senere at ændre opsætningen, kan det gøres via systemindstillingerne. Du mister ikke eksisterende data ved at ændre på denne opsætning. Under systemindstillinger findes et modul for opsætning af ugesedlen .
Med flueben bestemmer du, om der skal tidsregistreres på kunder, projekter, aktiviteter eller blot angives en kommentar. Yderligere er det muligt at bestemme hvilke felter, der er obligatoriske.
En anden smart funktion er muligheden for at fratrække pauser. Denne funktion gør det endnu nemmere at benytte start og sluttider, selvom arbejdet afbrydes af pauser.
5. Prisopsætning
Hvis man ønsker at tilknytte kost- og salgspriser til sine tidsregistreringer, er dette muligt via “Priselementer”. Et priselement indeholder “Navn”, “Kostpris”, “Salgspris” og “Gælder fra dato”.
Priselementer knyttes typisk til aktiviteter således, at valget af aktivitet ved registrering, afspejler en bagvedliggende kost- og salgspris. Priserne benyttes i budget/planlægning, rapporter og fakturering. Systemet understøtter tilknytning af pris-elementer til:
- Aktiviteter (standard): Her vil man typisk oprette aktiviteter til forskellige typer af arbejde. Eksempelvis “Bogføring”, “Revision” og “Elev timer”.
- Projekter: Hvis der ønskes særlige priser per projekt/opgave, tilknyttes priselementer til projektet.
- Medarbejdere: Dette er en meget simpel metode som typisk benyttes internt, hvis man ønsker at tilknytte økonomi til medarbejdergrupper.
Alle priser i TimeGuru styres via priselementer, hvilket er en kæmpe fordel, når der skal prisreguleres. Her tilføjes blot en ny linje til priselementet med kostpris, salgspris og gælder fra dato, hvorefter systemet selv tager de nye priser i brug på valgte dato.
6. Rapporter
Alle tidsregistreringer, udlæg, løntillæg og kørsel kan selvfølgelig trækkes ud i rapporter og løneksport filer. Yderligere, kan de eksporteres til Excel, hvis du vil arbejde videre med data. Det er også muligt at gemme som pdf, som eksempelvis bruges til at lave et pænt print eller til at vedhæfte en mail.
TimeGuru rapporter er yderst fleksible. Du kan selv opsætte filtrer, kolonner, gruppering og sortering – systemet husker din seneste opsætning af rapporten. Nedenfor er et eksempel på en timerapport.
Alle registreringer kan trækkes ud i rapporter med mulighed for filtrering, gruppering og sortering i valgte periode. Det betyder, at du som bruger, kan skræddersy dine rapporter direkte i system. Der vil derfor sjældent være behov for Excel eller lignende til at modellere data.
Afrunding
Hermed slut på gennemgangen af registreringer. Læs også vores Gennemgang af modulet Ferieregistrering.