Opsætning af Ferie & Helligdage

Opsætning af Ferie & Helligdage

Opsætning af Ferie & Helligdage

Denne administrator guide viser, hvordan du opsætter ferie korrekt.

Ferietyper

TimeGuru har en yderst fleksibel ferieopsætning, hvor du kan opsætte mange forskellige ferietyper, hvad enten det er Samtidighedsferie, Ferie Fridage, Omsorgsdage, Seniordage osv.

Alle ferier er medlemsbaseret – dvs. kun medlemmer af ferien, har adgang til den. Du kan skifte status til inaktiv, hvis ferien skal oprettes med korrekte kriterier og medlemmer, men ikke være synlig endnu.

Sådan opretter du en ny ferie:

Klik på tandhjulet > ferietyper

Er der i forvejen en ferie fra gammelt år, som du ønsker at kopiere til det nye år, så se hvordan her.

Ønsker du at oprette en helt ny ferie, så klik nu på ”Opret ny” og udfyld.

Ferietype til Samtidighedsferie:

Bemærk at man optjener samtidighedsferie i 12 måneder, men kan bruge af ferien i 4 måneder mere, dvs. 16 måneder. De sidste 4 måneder kan man bruge af både ny og gammel ferie.

Vælg dernæst de valideringsregler, der passer til din virksomhed.

Hvis der er særlige regler eller blot en besked i forbindelse med denne ferietype, kan du benytte ”Besked til bruger”, og så vil beskeden fremgå af informationsikonet i ferieoversigten i cockpittet.

Denne besked kan for eksempel være: “Husk at bruge gammel ferie først!”

Til sidst skal du tage stilling til, hvem der skal være medlem af den pågældende ferietype.

Du kan vælge alle eller enkelte medlemmer fra brugerlisten. Ligeledes kan du vælge specifikke medarbejdertyper eller afdelinger.

Du kan også bruge både medarbejdertyper og afdelinger. Hvis f. eks det gælder en  medarbejdertype, men kun dem der er ansat i en specifik afdeling.

Tilskrivning af feriedage:

I TimeGuru bruges ikke feriedage på de dage, hvor medarbejderen i forvejen har fri jævnfør medarbejderens normtid.

Dvs. har en medarbejder fri om mandagen og arbejder tirsdag til fredag, så bruger medarbejderen kun 4 feriedage for at holde 1 uge fri.

Derfor oprettes nye ferietyper til 3 og 4 dags uger.

Ferietype til 3 dags uge tilskrives med tilskrives med 1,2500 dage pr. måned

Udregnet således: (5 x 3 = 15) /12)) = 1,2500

Ferietype til 4 dags uge tilskrives med tilskrives med 1,6666 dage pr. måned

Udregnet således: (5 x 3 = 15) /12)) = 1,6666

Hvis du har oprettet medarbejdertyper til 3 og 4 dags uger, kan du med fordel bruge medarbejdertype til at gøre medarbejderen medlem af ferien.

Se hvordan du opretter medarbejdertyper

Ferietype til Ferie Fridage:

Det er op til den enkelte virksomhed, om de tilbyder deres medarbejdere Ferie Fridage eller ej. Ligeledes er optjeningsperioden og tilskrivningen af dage også individuelt.

Hvis du gerne vil give dine medarbejdere 5 feriefridage, og de skal tilskrives 1. januar, skal din opsætning se således ud:

”Dage optjent pr. måned ” tilskrives den sidste dag i optjeningsperioden, så i dette tilfælde vil dagene blive tilskrevet, så de står klar til medarbejderen 1. januar.

Husk at oprette medlemskaber og udfylde valideringsreglerne.

Sådan opretter du Omsorgsdage:

Omsorgsdagene tilskrives med natkørslen, så vil først være tilgængelige dagen efter oprettelsen.

Optjeningsperioden kan blot være fra 1/1-1/1.

Afholdelsesperioden fra 1/1-31/12.

”Dage optjent pr. måned” skal ikke udfyldes.

Opsæt herefter valideringsreglerne og aktiver omsorgsdagene.

Omsorgsdage bliver tilskrevet, hvis kriterier om børns alder er opfyldt på medarbejderen (i brugerlisten).

Dagene tilskrives en gang, når optjeningsperioden starter, og der er mulighed for at sætte flueben, så nye medarbejdere automatisk bliver tildelt omsorgsdage.

Husk at opsætte medlemskaber og gemme.

Sådan opretter du Seniordage:

Senior dage bliver tilskrevet manuelt.

Optjeningsperioden kan blot være fra 1/1-1/1.

Afholdelsesperioden fra 1/1-31/12.

”Dage optjent pr måned” skal ikke udfyldes

Når Seniordage er oprettet med rigtige valideringsregler og medlemmer. tilskrives de manuelt via “Individuel feriekorrektioner”.

Klik på tandhjulet > Administrator værktøjer > Individuel feriekorrektioner > Opret ny

Klik på opret og medarbejderen kan med det samme se sine seniordage i ferieoversigten i cockpittet.

Sådan kopierer du en ferietype fra år til år:

Når en ferietype i forvejen er oprettet i et gammelt år, og du ønsker at oprette en ny med samme medlemmer, valideringsregler og datospænd – blot forskudt et år,  kan du med fordel kopiere.

Sæt et flueben ude til højre og klik derefter på den grønne kopier knap.

Juster derefter denne ferietype kopi med 1 år og bestem om ferien skal være aktiv.

Hvis du er på forkant og opretter flere år fremad, kan du deaktivere ferien, og så kan medlemmerne ikke se den, før den får status “aktiv”.

I feltet “Søg efter” skriver du navnet på den ferie, du kopierer fra.

I feltet “Erstat med” skriver du navnet på den nye ferie.

På denne måde får du også det rigtige navn med i kopieringen.

Du får besked, når kopieringen er udført korrekt.

Valideringsregler:

Om man tillader det ene eller det andet, er ofte en virksomhedspolitik, og er derfor meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed.

Her kommer en forklaring på valideringsreglerne:

Tillad kun i afholdelsesperioden:

Hvis ferien kun må afholdes indenfor den angivne afholdelses periode i ferieopsætningen.

Tillad ikke brug af flere dage end der er optjent til og med indeværende dato:

Ferien tilskrives måned for måned og medarbejderen ikke må afholde/planlægge mere, end der er optjent dags dato.

Det er dog muligt at tillade et overtræk på x antal dage

Tillad ikke brug af flere dage end der er optjent i hele optjeningsperioden:

Der må ikke afholdes/planlægges mere, end der optjenes i hele optjeningsperioden.

Det er dog muligt at tillade et overtræk på x antal dage.

Send kalender invitation hvis aktiv:

Der sendes en invitation til brugeren, så ferien synkroniseres med kalenderen.

Tillad udbetaling af overskydende dage:

Man kan tillade at medarbejderen kan få udbetalt x antal feriedage

Tillad overførsel af overskydende dage:

Det er muligt at opsætte en regel om at medarbejderen må flytte f.eks. max 5 dage i alt fra en ferie til næste års ferie.

Tillad kun anmodning efter udløb af periode:

Hvis medarbejderen først må anmode om afholdelse, efter optjeningsperioden er afsluttet.

Inkluder i løneksport:

Vælges kun, hvis man har lønintegration og ferien skal overføres til løn

 

Sådan importerer du Helligdage:

Alle de danske helligdage, kan let importeres til TimeGuru.

Klik på tandhjulet > Helligdage > Vælg årstal > Importer

Du kan også oprette dem enkelvis, eller hvis du eksempelvis gerne vil oprette en betalt firma lukkedag, som en helligdag.

Klik på Opret ny:

Du kan også definere om helligdagen skal være en halv eller hel dag.
Helligdage er medlembaseret ligesom ferier, aktiviter osv.

Klik på Opret, og Helligdagen er allerede synlig i ugesedlen.

Alle Helligdage kan redigeres eller slettes efter behov.

Integration i resten af TimeGuru:

Alle aktive opsætninger bliver automatisk synlige i medarbejderes ugeseddel samt i cockpit anmodninger. Og de kan tilføjes til løn-rapporter ved simpel afkrydsning. Se også hele vores Gennemgang af modulet Tidsregistrering.

TimeGuru indeholder mange moduler der heldigvis taler rigtig godt sammen. Derfor er opsætning af overgangen til nye ferielov, selvfølgelig understøttet i ferieplanlægning, tidsregistrering, anmodninger/leder-godkendelse og eksporter til lønsystem.

Du er også velkommen med spørgsmål på 71 74 11 15 eller skriv til info@timeguru.org

Læs også vores gennemgang af modul til Ferieregistrering.