Opsætning af Medarbejdere

Opsætning af Medarbejdere

Denne guide forklarer hvordan medarbejderes ferie, flekstid, helligdage og fravær opsættes korrekt. Klik i indholdsfortegnelsen nedenfor, for at gå direkte til et bestemt afsnit.

Forberedelse

Gå til oversigten over stamdata i dit system ved at klikke på indstillinger tandhjulet øverst til højre i menu bjælken. Eller via menuen: Administration > Stamdata oversigt.

Hvis du vil tilknytte afdelinger til dine brugere, kan du med fordel oprette dem først ved at gå til stamdata og vælge Afdelinger.

Hvis du vil tilknytte priselementer til dine brugere (kost- og/eller salgspris på medarbejder niveau), kan du med fordel oprette dem først ved at gå til stamdata og vælge Priselementer.

Hvis du vil tilknytte medarbejdertyper til dine brugere, gøres det under stamdata > Medarbejdertyper.

Hvis du vil vide mere om opsætnings-muligheder og samspil mellem moduler, kan du med fordel læse vores Gennemgang af modulet Tidsregistrering.

Tilføj brugere til dit tidsregistrerings-system.

Det er nemt at tilføje nye brugere. Du skal blot sende en invitation til brugerens mailadresse. Når brugeren har “accepteret” invitationen, vil den nye bruger fremgå af brugerlisten. Følg status på invitationer og invitere nye brugere under menuen Administration -> Admin værktøjer. I oversigten klikker du på: Inviter nye brugere. 

Når din kollega har accepteret invitationen, oprettes han/hun i brugerlisten (Figur 1), som findes under menuen Administration -> Brugere. Brugerlisten er udgangspunkt for det næste afsnit som omhandler opsætning af brugerens arbejdstid og ferie samt korrektioner.

Info: Du har også mulighed for at skifte systemindstilling til kun at tillade Microsoft login. Med denne indstilling kan du oprette brugere og opsætte deres flekstid, ferie og så videre, på forhånd. Kontakt vores support for hjælp til denne mulighed eller gå til menuen Indstillinger > Systemindstillinger, Step 1, for selv at prøve.

I listen kan du klikke på “Handling” ud for brugeren og rette brugerdata, opsætte normtider og justere opsparet og afholdt ferie mm.

Opsætning af bruger

Denne guide gennemgår hvordan du opsætter medarbejdere i TimeGuru. Herunder, hvordan du opsætter optjenings- og afholdelsesperioder for ferie samt korrigere ferie og flekstid start balancer.

Inden du går videre, kan du med fordel klikke Handling > Rediger ud for en bruger, så du er klar til at udfylde brugerfelterne.

Mange felter giver sig selv, men her kommer alligevel en kort forklaring af dem alle, hvorefter betydningen af særligt vigtige felter gennemgås efterfølgende:

  • Initialer benyttes i systemet hvor det fulde navn fylder for meget
  • Ansættelsesdato benyttes til automatisk ferieberegning.
  • Afdeling benyttes ved godkendelse, begrænsninger og rapportering.
  • Tilpasset godkender overstyrer afdelingsleder som standardgodkender for brugeren.
  • Type (medarbejdertype) benyttes ved godkendelse, begrænsninger og rapportering.
  • Adgangsniveau regulerer medarbejderens rettigheder i systemet. Se oversigt over brugerroller for mere information om adgange.
  • Priselement benyttes hvis man ønsker at tilknytte priser direkte til en medarbejder (kan også gøres på projekt og aktivitets-niveau).
  • Status sættes til Aktiv hvis medarbejderen skal kunne logge ind.
  • Lønnummer anvendes ved eksport til lønsystem.

Optjening og afholdelse af ferie

Feriemodulet er meget fleksibelt og kan opsættes til alle former for optjening og afholdelse af ferie, orlov, uddannelse, seniordage og så videre. Også under den nye ferielov. Læs også vores Guide til Opsætning af Ny Ferielov.

Optjening og afholdelse kan opsættes for hele firmaet, afdelinger, medarbejdertyper eller enkeltpersoner. Det er eksempelvis relevant, hvis der er flere forskellige overenskomster eller andre særaftaler.

Feriemodulet benyttes ikke til sygefravær. Se afsnittet fravær hvis du vil vide mere om dette emne.

Oprette ferietyper til optjening og afholdelse

Først skal vi sikre os, at der er oprettet en Aktivitet til “Ferieregistrering”. Systemet er født med denne aktivitet. Hvis du har slettet den, skal du gå til stamdata > aktiviteter og sikre at der er mindst en af typen “Ferieregistrering”.

Nu er vi klar til at oprette flere Ferietyper.

Gå til stamdata > Ferietyper.

Eksempel: Vi ønsker at opsætte optjening og afholdelse af ”Ferie” for ferieåret 2019/2020. I dette eksempel gælder følgende:

  1. Optjeningsperioden er fra 1.januar 2018 til 31. december 2018.
  2. Afholdelsesperioden er fra 1.maj 2019 til 30. april 2020.
  3. Ferie optjenes med 2,08 dage pr. måned= 25 dage pr. år.
  4. Alle medarbejdere har ret til ferietypen ”Ferie 19/20”.

Ovenstående oprettes nu som en ny ferieopsætning ved ”Opret ny”. Udfyld felterne som vist:

Tryk på knappen ”Gem” for at oprette ferietypen. Du og dine kollegaer kan nu benytte denne ferietype i tidsregistrering og se feriestatistik i rapporter og cockpit.

Bemærk at der er mulighed for at tillade anmodning om overførsel eller udbetaling af restferie. Bruger anmodning og leder godkendelse sker gennem “Mit Cockpit”. Se også hvordan du opsætter Mit Cockpit.

Korrigere startsaldo for optjent/afholdt ferie

Det er sjældent at alle startbalancer er 0 når man starter et nyt system. Derfor vil man typisk have behov for at korrigere medarbejderes ferie og det er heldigvis nemt i TimeGuru.

Gå til Administration > Brugere. Klik Handling > Juster ferie ud for valgte bruger. Du tages nu til listen over feriejusteringer for brugeren. Klik “Opret ny” for at lave en ny justering og udfyld efter behov. En feriejustering kan se sådan her ud:

Rapporter til overblik over medarbejderes ferie

Alle medarbejdere har adgang til statistik i realtid, i sit personlige cockpit.

Som administrator, Superbruger eller Afdelingsleder har du adgang til rapporter der giver en samlet oversigt over dine medarbejdere:

  • Menuen: Rapporter > Ferieoversigt viser optjent, afholdt, rest og planlagt for valgte ferietyper.
  • Menuen: Planlægning > Ferieplanlægning viser en printbar ferieplan over valgte medarbejdere/afdelinger.
  • Menuen: Rapporter > Ferie timer viser alle brugeres enkeltregistreringer i dage/timer.

Registrering af ferie

Når en medarbejder skal holde ferie, vil det nemmeste være at anmode om ferie via “Mit Cockpit”. Medarbejderen kan anmode om de ferietyper der er givet adgang til via ferietype opsætningen.

Når anmodningen er godkendt af leder/administrator, bookes den automatisk i ugeseddel, ferieplan og feriestatistik. 

Det er også muligt at lave en “ad hoc” ferieregistrering direkte i ugesedlen. For at gøre det, klikkes +Tid ud for valgte dag. Når aktiviteten “Ferieregistrering” vælges, kan du angive periode og om det er en halv dag. Systemet gemmer automatisk hele feriedage hvis det ikke angives.

Se også vores Guide, Tips og Tricks til Tidsregistrering.

Flekstid

Sådan beregner vi flekstid

Flekstid beregnes fra den dag, medarbejderen er sat op til at starte beregning af flekstid. Systemer understøtter individuel opsætning af medarbejdere, herunder dagsnormer, ugenormer, deltid og meget mere. Der er også mulighed for at fratrække pauser hvis medarbejdere selv betaler deres pause.

En dagsnorm for en fuldtidsansat er typisk 37 timer / 5 dage = 7,4 timer om dagen.

Hver dag starter i minus en dagsnorm og vil være retvisende når medarbejderen har registreret sin arbejdstid. Du kan altid følge din flekssaldo i “Mit cockpit” og ledere/administratorer kan få samlet overblik i menuen Rapporter > Flekstid. 

Opsæt flekstids-beregning for bruger

Gå til brugerlisten (menuen Administration > Brugere). Klik handling > Opsæt normtid. Du kommer nu til listen over brugerens eksisterende opsætninger og der kan være flere, hvis medarbejderen har skiftet arbejdstid undervejs.

Klik “Rediger” ud for gældende opsætning (der er nok kun en). Du kan nu opsætte normtider og overføre startsaldo, samt vælge startdato for flekstids-beregning.

Man kan jævnligt få brug for at korrigere flekstidssaldoen for en medarbejder. Eksempelvis ved udbetaling eller andre særaftaler. Derfor er det en god ide, at oprette en aktivitet kaldet ”Korrektion af flekstid” som løbende kan benyttes til dette formål. Aktiviteten skal være af typen “normal”. Husk at registrere negativ ved udbetaling.

Korrektionen kan laves af administrator/leder via menuen Administration > Admin ugeseddel.

Håndtering af helligdage i forhold til flekstidsberegning

Helligdage lægges ind i systemet via Stamdata oversigt > Helligdage. Du kan vælge om helligdagen gælder for alle medarbejdere, afdelinger, medarbejdertyper eller enkeltpersoner. 

Helligdage kan indlæses automatisk via knappen “Importer helligdage” øverst til højre i listen over helligdage. Skulle du alligevel mangle en særlig dag, kan du klikke “Opret ny” ligesom du kan rette/slette eksisterende helligdage.

Når helligdagen er oprettet, vil den automatisk fremgå af berørte medarbejderes ugesedler. Bemærk at medarbejderen ikke skal registrere tid på helligdage, da systemet indregner disse automatisk.

Figur 9 – Visning af helligdag i ugesedlen

Rapporter til overblik over medarbejderes flekstid

Medarbejdere kan selv følge deres flekstidssaldo i realtid via “Mit Cockpit”.

Administratorer/Superbrugere/Afdelingsleder har adgang til menuen Rapporter -> Flekstid, hvorfra der kan trækkes statistik på tværs af virksomheden.

Rapporten viser altid de aktuelle saldi, men giver også mulighed for at sammenligne udviklingen mellem 2 datoer. Det giver god mulighed for følge om medarbejdere oparbejder et højt antal fleks-timer, som må forventes at skulle afholdes på et tidspunkt. Eller omvendt, om medarbejdere skylder virksomheden en masse timer samt hvilken retning udviklingen går.

Fravær

Opsætning af aktiviteter til fraværsregistrering

Sygdom og andet fravær registreres typisk på aktiviteter oprettet til formålet. Systemet er født med standard aktiviteter til fravær og du kan selv oprette yderligere ved behov. 

Det er muligt at tillade automatisk tidsregistrering af sygefravær via aktiviteten. Når det er slået til, kan medarbejderen start sit fravær, hvorefter systemet automatisk kan tidsregistrere og booke kalender med fraværsårsag, indtil annullering.

Eksempel på aktivitet til fravær (se Stamdata oversigt > Aktiviteter):

Bemærk muligheden for aktivering af hurtig registrering (automatisk tidsregistrering), kalender bookning og mail besked hvis aktiv i mere end x antal dage.

Når hurtig registrering tillades på aktiviteten, vises det i ugesedlen som vist nedenfor (klik Auto. registrering for at folde ud):

Nye registreringer og kalender bookninger oprettes automatisk hver morgen klokken 5, så længe aktiviteten er aktiv.

Rapport over sygdom og fravær

Gå til Rapporter -> Timer for at trække en rapport over sygefravær. Rapporten indeholder flere filtre og grupperings-muligheder. Filtrene afgrænser hvilke data der vises. Eksempelvis kan man hente data fra en bestemt periode og/eller afdeling. Eller som i dette tilfælde, hvor vi ønsker at se på aktiviteten ”Sygdom”.

Eksempel: Vi ønsker en rapport over det totale sygefravær i indeværende år, grupperet per medarbejder. Derfor klikker vi på ”Vis flere filtrer” og udfylder som vist i Figur 12. Hvis systemet er opsat til at benytte kost- og salgspriser, fremgår disse af super brugere og administratorers timerapporter. Priser er skjult for almindelige brugere.

Figur 12 – Rapport over sygefravær

Hermed afsluttes gennemgang af medarbejderopsætning og overførsel af start balancer. Du er nu klar til at begynde at tidsregistrere arbejdstid, ferie og fravær.