Archives januar 2019

Hvis du netop er blevet inviteret til TimeGuru og er logget ind for første gang, eller blot har lyst til at lære alle funktionerne at kende, er dette guiden for dig.

Der er 4 forskellige menupunkter du kan klikke dig ind på (klik for at komme til en af punkterne):

• Mit cockpit
• Ugeseddel
• Rapporter
• Indstillinger

Du kan også læse om:

• Support

Mit cockpit

Mit cockpit er det første punkt i menuen. Her kan du se dine personlige statistikker over ugentlige timer, ferie og fravær, flekstid og meget mere.

Her kan du også se nyheder, som din arbejdsplads deler i systemet.

Du kan selv bestemme hvad du vil se i dit personlige cockpit, dette kan du se på figur 2.

Du kan vælge og fravælge elementer efter behov. Dette kan komme meget an på din virksomheds type. Hvis du eksempelvis er ude og køre meget i forbindelse med arbejdet, kan det være du skal krydse kørsel til, og hvis din virksomhed benytter nyhederne meget, kan det være en god ide at slå denne til.

Ugeseddel

I ugesedlen registrerer du din tid, udlæg og kørsel. Afhængig af hvordan dit arbejdsplads system er opsat, er der nogle forskellige punkter du skal udfylde når du registrerer tid.

Registrere sin tid

Du skal selvfølgelig angive din tid. Dette kan du gøre på følgende tre måder:

1. Udregn og indtast selv din tid i boksen.
2. Udregn også selv her, og brug slideren til at angive antal timer
3. Indtast start- og sluttid for det arbejde du skal registrere. Du kan også bare vælge starttidspunkt og udfylde de obligatoriske felter, og lade sluttidspunktet stå tomt når du trykker gem. Herefter kan du bare trykke afslut når du er færdig, så udregner den selv antal timer uden du behøver at gøre mere, som du også kan se på figur 4.

Du kan vælge at fratrække pause fra din tidsregistrering (se også Figur 3). Du indtaster blot pausens antal minutter, så fratrækker systemet selv dette fra registreringen.

Hvis dit system er opsat til det, kan du også tilknytte en kunde til din tidsregistrering, eller vælge at registreringen er intern.

Hvis du er med i nogle projekter, kan du også vælge imellem disse når du tidsregistrerer. Dette kan du eksempelvis bruge i rapporter til at se hvor meget tid du bruger på hvert projekt.

Under aktiviteter kan du vælge mellem de aktiviteter der er oprettet i systemet. Dette kan være aktiviteter såsom fakturerbar og ikke-fakturerbar, og mere specifikke aktiviteter afhængig af din arbejdsplads.

Til sidst kan du tilføje en kommentar til din registrering. Her kan du eksempelvis specificere hvilken type arbejde du har lavet de angivne timer, eller andet vigtig information.

Nederst på siden kan du se statistik for ugen.

De forskellige kunder har forskellige farver i systemet. I statistikken kan du også se antal timer du ialt har arbejdet i den pågældende uge. Dette gør det nemt for dig at sikre at du dagligt det rigtige antal timer, samtidig med at du kan få et lille overblik over hvilken kunde du har arbejdet mest med i den pågældende uge.

På Figur 6 kan du se en kalender. Med denne kan du gå frem og tilbage i ugesedelen. Du kan også bruge pilene ude i siderne til at gå frem eller tilbage en uge ad gangen. For at komme tilbage til den nuværende uge, trykker du bare på hjem knappen.

Rapporter

Under rapporter i menuen kan du vælge 4 forskellige valgmuligheder:

• Timer
• Udlæg
• Kørsel
• Tidslinje

Fælles for alle rapporterne er, at de giver dig et hurtigt overblik over dine personlige statistikker. Du kan hente rapporterne ned som PDF eller Excel format.

Timerapport

Timerapporten viser dig statistik over alle de tidsregistreringer du har lavet i løbet af en bestemt periode. Du kan vælge imellem en masse forskellige filtre, der dikterer hvilken information der bliver vist i rapporten.

• Projekt kan bruges hvis du vil vide hvor mange timer du har brugt på de forskellige projekter
• Projektleder kan gøre projektrapporten endnu mere specifik, og det samme kan projektgruppe.
• Du kan også sortere rapporten efter de forskellige aktiviteter, blandt andet for at se hvor mange timer du bruger på hver. Dette kan være en fordel hvis du selv planlægger din arbejdstid.
• Grupper kan give dig en liste over eksempelvis kunder eller projekter, hvor hver får sin egen kolonne, så man kan se de forskellige informationer for hver inden for den kategori.
• Kunde viser en kunde i rapporten, med de forskellige informationer du har vist i rapporten.
• Periode er den periode du ønsker rapporten skal være fra: 1) Denne uge, 2) sidste uge, 3) Denne måned, 4) Sidste måned, osv.

Når du har valgt de filtre du har behov for, trykker du Vis rapport.

Nu kan du se en masse informationer om det du har valgt. Blandt andet projekt, afdeling og kommentar. Det er ikke sikkert at alle informationerne er relevant i rapporten.

Eksempel: Hvis du via filterne laver en rapport over en bestemt kunde, er det ikke nødvendigt at have feltet “kunde” med i rapporten, eftersom du allerede ved at rapporten kun omhandler den ene bestemte kunde.

Som du kan se på Figur 8, er der en tabel med alle de forskellige informationer du kan vælge at se i rapporten. De grønne er valgt mens de grå er fravalgt. Når du har valgt hvilke informationer du vil se, trykker du Vis rappport igen.

I udlægsrapporten og kørselsrapporten er det de samme informationer og filtre du kan vælge, så disse vil kun blive gennemgået kort.

Udlægsrapport

Udlægsrapporten kan du bruge til at skabe et overblik over hvor du blandt andet benytter flest udlæg. Udlæg kan eksempelvis være frokost eller små anskaffelser i forbindelse med arbejde.

Kørselsrapport

I Kørselsrapporten kan du, ligesom de andre reporter, få et overblik. Denne specifikke rapport vil give dig et overblik over din kørsel, altså hvor og hvor meget du kører i forbindelse med arbejde. Du kan også bruge den til at se antal kørepenge for en specifik periode. 

The mileage registration report will, much like the other reports, give you an overview. This specific report will give you a report on your mileage, meaning where and how much you drive in connection with work. You can also use it to see your mileage allowance for a specific period.

Tidslinje

I tidslinjen kan du se en tidslinje over alle de forskellige registreringer du har lavet i en periode. Her kan du vælge imellem alle de samme filtre, plus du kan vælge hvilke(n) registreringstype(r) du vil se (altså tidsregistrering, udlægsregistrering, kørselsregistrering og/eller fotoregistrering).

 

Figur 9 – Tidslinje

Indstillinger

Personlige indstillinger

Under personlige indstillinger kan du redigere din profil, adgangskode, eksterne logins og brugerlog.

I rediger profil kan du ændre dine personlige oplysninger, såsom navn, e-mail, sprog og adresse.

Der er nogle obligatoriske indstillinger, som altså skal være udfyldt, men der er også nogle valgfrie. Du kan blandt andet vælge at tilføje et profilbillede.

De eksterne logins kan du tilføje en anden adgang til systemet end den du først er logget ind med. Du kan vælge mellem Google, Facebook, Microsoft og LinkedIn.

I din Brugerlog kan du se alle handlinger du har foretaget i systemet.

Vælg system

Du kan benytte dig af vælg system, hvis du er bruger i flere forskellige systemer. Det er nemlig super nemt at skifte fra system til system, du behøver ikke engang at logge ud for at skifte.

Support

Det sidste punkt der bliver gennemgået i denne guide er TimeGuru’s support.  Fra startsiden kan du hurtigt finde alle support mulighederne.

Der er tre forskellige typer af support på TimeGuru’s hjemmeside:

• E-lærings videoer
• Vejledninger (som den du læser lige nu)
• Ofte stillede spørgsmål

E-læring

E-læring videoerne gennemgår grundigt de forskellige funktioner step-by-step, som du nemt kan følge. Der er lavet en video for hver funktion, der gør det nemt at finde præcis dét, du er i tvivl om.

Vejledninger

Vejledningerne, er ligesom det du læser nu. Det er en tekst gennemgang af diverse funktioner, der ikke går fuldstændig i dybden med hvordan du gør, men nærmere giver et godt overblik over hvad systemet kan.

Ofte stillede spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål, er svar på specifikke spørgsmål som andre har spurgt om. Det er en nem måde at få svar på diverse spørgsmål du eventuelt har, eller blot lære mere om TimeGuru.

Dette er alle de funktioner du kan bruge i TimeGuru som bruger. Nu er du klar til at begynde at tidsregistrere.

Denne guide forklarer hvordan medarbejderes ferie, flekstid, helligdage og fravær opsættes korrekt. Klik i indholdsfortegnelsen nedenfor, for at gå direkte til et bestem afsnit.

Du kan også hente hele denne guide i pdf udgave.

• Forberedelse
• Opsætning af medarbejder
• Ferie – optjening – afholdelse – overfør – startsaldo
• Flekstid – beregning – startsaldo
• Sygefravær – registrer for medarbejder

Forberedelse

For at starte opsætningen af medarbejdere, skal de først inviteres til at benytte TimeGuru. Hvis du ikke allerede har gjort dette, kan du invitere nye brugere under Administration -> Inviter nye brugere. Hold ”Ctrl” tasten nede inden du trykker på linket for at åbne i nyt vindue.

Hvis du vil tilknytte afdelinger til dine brugere, kan du med fordel oprette dem først under Administration -> Afdeling.

Hvis du vil tilknytte priselementer til dine brugere (kost- og/eller salgspris på medarbejder niveau), kan du med fordel oprette dem først under Administration -> Priselementer.

Når forberedelserne er gjort, kan du gå til brugerlisten (Figur 1), som findes under Administration -> Brugere. Brugerlisten er udgangspunkt for det næste afsnit.

Korrekt opsætning af medarbejder

Denne guide gennemgår hvordan du opsætter medarbejdere i TimeGuru. Herunder, hvordan du opsætter optjenings- og afholdelsesperioder for ferie samt korrigere ferie og flekstid start balancer.

Inden du går videre, kan du med fordel klikke rediger ud for en bruger, så du er klar til at udfylde brugerfelterne.

Mange felter giver sig selv, men her kommer alligevel en kort forklaring af dem alle, hvorefter betydningen af særligt vigtige felter gennemgås efterfølgende:

• Initialer benyttes i systemet hvor det fulde navn fylder for meget
• Startdato angiver ansættelsesdato for medarbejderen
• Slutdato udfyldes ved tidsafgrænsede ansættelser
• Beregn flekstid fra angiver hvornår tidsregistreringen starter
• Timer per uge er ugentlig arbejdstid
• Firmamail kan benyttes hvis medarbejderen har flere mailadresser
• Afdeling benyttes blandt andet i rapporter og planlægning
• Adgangsniveau regulerer medarbejderens rettigheder i systemet
• Priselement benyttes hvis man ønsker at tilknytte en fast kost- og/eller salgspris til en medarbejder.
• Status sættes til Aktiv hvis medarbejderen skal kunne logge ind.

Feltet startdato

Dette felt angiver medarbejderens ansættelsesdato som benyttes i forbindelse med ferieberegning. Eksempel: Hvis medarbejderen har optjent fuld ferie for ferie året der optjenes i 2017 og afholdes 1. maj 2018 – 30. april 2019, skal startdato være senest 1. januar 2017. Ansættelse midt i optjeningsåret vil resultere i færre optjente feriedage, da der som standard optjenes 2,08 feriedage per måned.

Man kan selv oprette ferie og orlovstyper, så det passer til virksomhedens overenskomster. Feriemodulet er fleksibelt og understøtter alt fra styring af ferie og feriefri til optjening af uddannelse mm.

Se flere detaljer om ferie optjening og afholdelse samt korrektion af start balancer i afsnittet ”Optjening og afholdelse af ferie”.

Feltet Beregn flekstid fra

Her indsættes datoen hvor fra medarbejderen skal begynde at registrere tid. Hvis medarbejderen arbejder fuld tid, 37 timer per uge, skal der altså registreres 37 timer for at fleks saldoen bliver 0.

Ved en norm på 37 timer per uge, skal en medarbejder registrere 7,4 timer per dag, for at have en uændret fleks saldo. Hver dag starter i minus og går i nul når dagens tidsregistreringer er tastet.

Se flere detaljer om flekstidsberegning og korrektion af start balancer i afsnittet ”Flekstid”.

Feltet timer per uge

Dette felt angiver normtiden per uge. Altså den aftalte ugentlige arbejdstid. Angives 37 timer som norm, skal der altså registreres 37 timer per uge, for at fleks saldoen forbliver den samme. Registreres der mere end 37 timer, stiger fleks saldoen og omvendt.

Adgangsniveau

Der er 3 adgangsniveauer i TimeGuru:

Bruger har adgang til registrering via ugesedlen samt overblik med personlige rapporter og oversigter. Blandt andet flekstid og ferie opgørelser i realtid. Brugere kan kun se data der vedrører dem selv.

Superbruger kan arbejde på tværs af systemet og opsætte de fleste stamdata, som benyttes i det daglige. Denne rolle tildeles typisk også til Ledere eller HR-personer, der skal have adgang til arbejdstid, ferie og fraværsstatistikker på tværs af virksomheden.

Administrator har yderligere adgang til at ændre grundindstillingerne i systemet og invitere nye brugere. Personen der opretter systemet første gang, bliver automatisk administrator.

Priselement

Tilknyttes et priselement til en medarbejder, vil den bagvedliggende kost- og/eller salgspris automatisk blive gemt sammen med tidsregistreringer og planlægning. Priserne vil indgå i rapporter og kan benyttes ved fakturering. Priser kan også styres i kombination med projekt- eller aktivitetspriser, som har prioritet over medarbejder priser.

Optjening og afholdelse af ferie

Feriemodulet er meget fleksibelt og kan opsættes til alle former for optjening og afholdelse af ferie, orlov, uddannelse, seniordage og så videre. Også under den nye ferielov.

Optjening og afholdelse kan opsættes for hele firmaet, medarbejder grupper eller enkeltpersoner. Det er eksempelvis relevant hvis der er flere forskellige overenskomster eller andre særaftaler.

Feriemodulet benyttes ikke til sygefravær. Se afsnittet fravær hvis du vil vide mere om dette emne.

Oprette ferietyper til optjening og afholdelse

Først skal vi sikre os, at der er oprettet en Aktivitet til ferieregistrering. Systemet er født med denne aktivitet. Når aktiviteten ferieregistrering vælges i ugesedlen, vises de underlæggende ferietyper og der gives mulighed for registrering af hele ferien i en arbejdsgang.

Hvis du mangler en aktivitet til ferieregistrering, oprettes den under Administration -> Aktiviteter. Udfyld aktiviteten som vist i Figur 2. Vælg selv et passende navn (Ferieregistrering) og tilknyt eventuelt et priselement, hvis du ønsker at følge dine løn- og/eller driftsomkostninger ved ferie.

Nu er vi klar til at oprette Ferie.

Eksempel: Vi ønsker at opsætte optjening og afholdelse af ”Ferie” for ferieåret 2019/2020. For dette ferieår gælder følgende:

1. Optjeningsperioden er fra 1.januar 2018 til 31. december 2018.
2. Afholdelsesperioden er fra 1.maj 2019 til 30. april 2020.
3. Ferie optjenes med 2,08 dage pr. måned= 25 dage pr. år.
4. Alle medarbejdere har ret til ferietypen ”Ferie”.

Ovenstående oprettes nu som en ny ferieopsætning ved at gå til Administration -> Ferie og orlov, som viser listen af eksisterende ferieopsætninger. Klik nu på linket ”Opret ny”. Udfyld felterne som vist i Figur 3.

Bemærk at vi i nederste punkt kan vælge den netop oprettede aktivitet til tidsregistrering. Hvis listen over aktiviteter til tidsregistrering er tom, kontroller da om du har oprettet en aktivitet med aktivitetstypen ferie (Se Figur 2 – Opret aktivitet).

Tryk ”Opret” for at oprette ferietypen. Du kan nu benytte denne i tidsregistrering og følge optjent og afholdt ferie i rapporter og cockpit.

Korrigere startsaldo for afholdt ferie

Det er sjældent at alle startbalancer er 0 når man starter et nyt system. Derfor vil man typisk korrigere alle medarbejderes feriesaldi med allerede afholdt ferie.

Den nemmeste måde at gøre dette på, er at tidsregistrere ferien de dage den faktisk er afholdt, således at medarbejderens saldo og historik forbliver korrekt. Som administrator kan man tidsregistrere ferie for medarbejdere via menupunktet “Administration/Admin ugeseddel”. Systemet regner selv optjent saldo baseret på medarbejderens startdato og afholdt ferie i henhold til tidsregistreringerne af ferie. Medarbejdere kan se en altid opdateret oversigt over ferie i sit “Cockpit”.

Overføre gammel ferie

Rapporter til overblik over medarbejderes ferie

Alle medarbejdere har adgang til feriestatistik i realtid, i sit personlige cockpit. Man kan enten klikke på TimeGuru logoet i toppen eller på menupunktet Mit Cockpit, for at komme til oversigten som indeholder feriestatistik:

Er man superbruger eller administrator, kan man se feriestatistik for alle medarbejdere i rapporten Rapporter -> Ferie og fravær. Man kan vælge at filtrere efter afdeling og ferie/fraværs-type.

Tidsregistrering ved ferie

Når en medarbejder skal registrere at de har været på ferie, vil der typisk være en aktivitet kaldet ”Ferie” som vælges, hvorefter en af de forskellige ferietyper kan vælges. Du kan selv oprette og navngive disse valg, så de kan variere. HUSK at medarbejdere skal indtaste det antal timer der svarer til en feriedag, typisk 7,4 timer for en fuldtids ansat.

En ferieregistrering vil typisk se ud som på Figur 5 – Ferieregistrering. Når feriedagen er tastet, medtages den i fleks beregningen. Dermed vil registrering af en hel feriedag ikke påvirke flekssaldoen.  Til gengæld, vil registrering af en halv feriedag (3,7 timer), kræve at der også registreres en halv dags arbejde, for ikke at påvirke flekssaldoen.

Flekstid

Sådan beregner vi flekstid

Flekstid beregnes fra den dag, medarbejderen er sat op til at starte beregning af flekstid, som vi gennemgik tidligere. Fra denne dato (datoen inklusiv), skal medarbejderen altså registrere en dagsnorm om dagen, for at flekssaldoen forbliver 0. En dagsnorm for en fuldtidsansat er typisk 37 timer / 5 dage = 7,4 timer om dagen.

Hver dag starter i minus en dagsnorm og vil være retvisende når medarbejderen har registreret sin arbejdstid. Eksempel:

Det er i dag torsdag den 4. marts og jeg er sat op til at starte flekstidsberegning per den 1. marts. Det betyder at jeg i alt skal have registreret 4 x 7,4 = 29,6 timer for at min flekstidssaldo forbliver 0.

Jeg har registreret følgende mandag-torsdag:

Mandag: Arbejde 7 timer

Tirsdag: Feriedag 7,4 timer (tastes som en dagsnorm ved en hel feriedag)

Onsdag: Helligdag (tæller automatisk for en dagsnorm på 7,4 ved fuld tid)

Torsdag: Arbejde 8 timer

Det samlede antal registrerede timer, inklusive helligdagen, er nu:

            7 + 7,4 + 7,4 + 8 = 29,8

Det giver en flekstidssaldo på: 29,8t registreret – 29,6t norm = +0,2t

Nogle gange er der behov for at kunne registrere tid, der ikke skal tælle med i flekstidssaldoen. Eksempelvis hvis der er medarbejdergrupper der ikke har flekstid. Dette gøres ved at oprette særlige aktiviteter, som opsættes til ikke at tælle med i flekstidssaldoen.

Korrigere startsaldo for flekstids-beregning

Man kan jævnligt få brug for at korrigere flekstidssaldoen for en medarbejder. Eksempelvis ved udbetaling eller nulstilling timer. Derfor er det en god ide, at oprette en aktivitet kaldet ”Korrektion af flekstid” som løbende kan benyttes til dette formål.

Medarbejderen kan selv korrigere sin startsaldo i Ugesedlen eller en administrator kan ligge startsaldoen ind via menupunktet Administration -> Admin Ugeseddel. Det vigtige er, at det gøres tidligst samme dag som medarbejderen er sat op til at starte på flekstidsberegning. Ellers vil korrektionen ikke tælle med.

Har du allerede en aktivitet til korrektion af fleks, kan du springe dette punkt over. Ellers anbefales det at oprette en aktivitet til flekstidskorrektion under Administration -> Aktiviteter og udfylde som Figur 6.

Det er nu tid til at taste selve korrektionen på medarbejderen via Administration -> Admin ugeseddel. Vælg medarbejderen i listen øverst og gå herefter til startdatoen og udfyld som i Figur 7

Du har nu overført flekstidssaldoen til det nye system og medarbejderen kan nu selv følge sin flekstid hver dag.

Håndtering af helligdage i forhold til flekstidsberegning

Helligdage lægges ind i systemet under menuen Administration -> Helligdage. Du kan vælge om helligdagen gælder for alle medarbejdere eller kun udvalgte grupper. Eksempelvis ved medarbejdergrupper med forskellige overenskomster.

Eksempel: Alle holder helligdag 25. december. Derfor oprettes 1. juledag som vist i Figur 8.

Når helligdagen er oprettet, vil den automatisk fremgå af berørte medarbejderes ugesedler, som vist i Figur 9. Bemærk at medarbejderen ikke skal registrere tid på helligdage, da systemet indregner disse automatisk.

Rapporter til overblik over medarbejderes flekstid

Medarbejdere kan selv følge deres flekstidssaldo i realtid, i det personlige cockpit.

Administratorer og Super brugere har adgang til Rapporter -> Flekstid, hvorfra der kan trækkes statistik på tværs af virksomheden.

Rapporten viser altid de aktuelle saldi, men giver også mulighed for at sammenligne udviklingen mellem 2 datoer. Det giver god mulighed for følge om medarbejdere oparbejder et højt antal fleks-timer som må forventes at skulle afholdes på et tidspunkt. Eller omvendt, om medarbejdere skylder virksomheden en masse timer samt hvilken retning udviklingen går.

Fravær

Opsætning af aktiviteter til fraværsregistrering

Sygdom og andet fravær registreres typisk på aktiviteter oprettet til formålet. Har du allerede aktiviteter til sygdom og fravær, kan du springe dette punkt over. Ellers anbefales det at oprette dem under Administration -> Aktiviteter og udfylde som vist i Figur 10. Opret de aktiviteter du finder nødvendige. Eksempelvis ”Sygdom”, ”Barns 1. sygedag”, ”Øvrig fravær”.

Når aktiviteterne er klar, kan medarbejderen selv registrere sin sygdom eller administrator/super bruger kan gøre det for dem. Medarbejderen gør det via ugesedlen og administratoren gør det via Admin Ugeseddel (husk at vælge medarbejder). Der udfyldes som vist i Figur 11.

Der er hermed registreret 1 dags sygdom. Registreringen tjener flere formål: 1) Den indregnes i flekstid så flekstidssaldoen fortsat stemmer og 2) Den indgår i statistik over sygefravær som kan udtrækkes i en rapport.

Rapport over sygdom og fravær

Gå til Rapporter -> Timer for at trække en rapport over sygefravær. Rapporten indeholder flere filtre og grupperings-muligheder. Filtrene afgrænser hvilke data der vises. Eksempelvis hvis man kun ønsker data fra en bestemt periode eller afdeling. Eller som i dette tilfælde, hvor vi ønsker at se på aktiviteten ”Sygdom”.

Eksempel: Vi ønsker en rapport over det totale sygefravær i indeværende år, grupperet per medarbejder. Derfor klikker vi på ”Vis flere filtrer” og udfylder som vist i Figur 12. Hvis systemet er opsat til at benytte kost- og salgspriser, fremgår disse af super brugere og administratorers timerapporter. Priser er skjult for almindelige brugere.

Hermed afsluttes gennemgang af medarbejderopsætning og overførsel af start balancer. Du er nu klar til at begynde at tidsregistrere.