Kategori Vejledninger

Gantt kort til Projekter og Porteføljer

Gantt kort til Projekter og Porteføljer

Gantt kort til Projekter

Vi har nu frigivet vores helt nye interaktive Gantt-kort. Det er fuld af gode funktioner som:

  • Træk og slip af projekter og datoer.
  • Visning af fremgang (budget vs faktisk).
  • Farvevalg på projekter og underprojekter.
  • Uendelig dybde i projekt-hierarkier.
  • Overblik på tværs af porteføljer

Gantt kortet er fuldt ud integreret med TimeGuru projektstyring og resten af modulerne.

Sådan opretter du Projekter til visning i Gantt kort

Ved oprettelse af nye projekter, angives start- og slutdato. Ønsker du at projektet skal have sin egen farve i Gantt kortet, vælges dette. Du kan eventuelt indsætte farvekoder direkte. For at markere fremgang på projektet, er det også nødvendigt at angive et budget i timer. Se nedenstående eksempel fra projektoprettelse:

Udklip Gantt farver

Du kan også vælge at lade projektet indgå i et projekthierarki, som hoved- eller underprojekt. Fordelen ved at bruge projekt-hierarkier, er at du kan bryde projekter ned i mindre projekter, som har deres egen bemanding, budget og tidsplan. TimeGuru projektstyring indeholder, ud over Gantt, også Projektrapporter, Risikolog, Forbrug og meget mere. Læs mere om TimeGuru  projektstyring.

Visning af Projekter i Gantt kort

Når du er logget ind i din TimeGuru løsning, går du til menupunktet Projekter -> Projekt Gantt-kort. Hvis du ikke har adgang til et system, kan du oprette et her:
Opret TimeGuru system nu (gratis)

Når du har åbnet Gantt-kortet, ses filtrene øverst. De bruges til at sammensætte porteføljer på tværs af eksempelvis projektgrupper, hierarkier, kunder o.s.v. Der er følgende valgmuligheder:

Udklip Gantt filtrer

Bemærk at det også er muligt at zoome Gantt kortet helt fra dagsvisning til årsvisning. Og at det kan printes.

Vis og flyt Projekter

Klik nu på knappen “Vis Gantt kort”, for at se valgte portefølje. Nedenfor er vist et udklip fra TimeGuru’s udviklingsafdeling:

Udklip Gantt kort

Ovenstående udklip viser projektet “2. PM module” og dets underprojekter. Samtidig er “2. PM module” selv underprojekt til et TimeGuru roadmap projekt (se evt. Gantt kort øverst på siden). Projektets varighed vises med en lysere udgave af valgte farve og fremgangen i en mørkere tone. Ved klik på projektet, vises yderligere projektdetaljer.

Projekter flyttes, ved at klikke på projektet og trække det til ønsket periode. Datoerne ændres ved at “tage fat” i de start/slut håndtag det vises, når musen svæver over et projekt i Gantt kortet.

Det er også muligt at scrolle i Gantt-kortet. Uanset om du benytter, Mobil, Tablet eller PC. Det gøres ved at klikke midt i Gantt kortet og scrolle med piletaster eller finger på touch skærm.

Du er velkommen til at kontakte os hvis du vil vide mere om TimeGuru projektstyring og Gantt kort.

 

Please follow and like us:

Sådan får du TimeGuru på mobilen (Android)

Det er super nemt at få TimeGuru app ikon på din mobil. Det eneste du skal gøre er at følge nedenstående 5 simple skridt.

Step 1

Åben https://prod.timeguru.biz i din browser på mobilen.

Step 2

Tryk på ”flere funktioner” knappen, som er de tre prikker oppe i højre hjørne (Se orange firkant).

Step 3

Når du trykker på den, udfolder der sig en menu. Find knappen ”Føj til startskærm” og tryk på den.

Step 4

Når du trykker på den knap, kommer der en pop-op side frem. Du behøver ikke selv at udfylde noget, det gør den automatisk.  Du skal blot trykke ”tilføj.”

Step 5

Det var det!

Nu ligger TimeGuru på din mobil startskærm sammen med dine andre apps, så du hurtigt og nemt kan bruge systemet på mobilen.

Please follow and like us:

Sådan får du TimeGuru på mobilen (iPhone)

Det er super nemt at få TimeGuru app ikon på din mobil. Det eneste du skal gøre er at følge nedenstående 5 simple steps.

Step 1

Gå til https://prod.timeguru.biz i din browser på din iPhone.

Step 2

Nu lander du på TimeGuru’s login side. Herefter skal du blot trykke på delingsknappen (se den orange pil på skærmprintet).

Step 3

Knappen vil lede dig til denne menu. I bunden kan du finde knappen ”Føj til hjemmeskærm” hvis du ruller lidt til højre. Du vil finde den ved siden af knappen ”Føj til favoritter.”

Step 4

Når du trykker på knappen ”Føj til hjemmeskærm” vil dette skærmbillede komme frem.

Du behøver ikke selv at udfylde noget, det gør den automatisk. Du skal blot trykke på ”Tilføj” knappen som du finder oppe i højre hjørne.

Step 5

Det var det!

Nu ligger TimeGuru på din iPhone hjemmeskærm sammen med dine andre apps, så du hurtigt og nemt kan bruge systemet på mobilen.

Please follow and like us:

Opsætning af Medarbejdere

Denne guide forklarer hvordan medarbejderes ferie, flekstid, helligdage og fravær opsættes korrekt. Klik i indholdsfortegnelsen nedenfor, for at gå direkte til et bestem afsnit.

Du kan også hente hele denne guide i pdf udgave.

Forberedelse

For at starte opsætningen af medarbejdere, skal de først inviteres til at benytte TimeGuru. Hvis du ikke allerede har gjort dette, kan du invitere nye brugere under Administration -> Inviter nye brugere. Hold ”Ctrl” tasten nede inden du trykker på linket for at åbne i nyt vindue.

Hvis du vil tilknytte afdelinger til dine brugere, kan du med fordel oprette dem først under Administration -> Afdeling.

Hvis du vil tilknytte priselementer til dine brugere (kost- og/eller salgspris på medarbejder niveau), kan du med fordel oprette dem først under Administration -> Priselementer.

Når forberedelserne er gjort, kan du gå til brugerlisten (Figur 1), som findes under Administration -> Brugere. Brugerlisten er udgangspunkt for det næste afsnit.

Figur 1 – Brugeliste

Korrekt opsætning af medarbejder

Denne guide gennemgår hvordan du opsætter medarbejdere i TimeGuru. Herunder, hvordan du opsætter optjenings- og afholdelsesperioder for ferie samt korrigere ferie og flekstid start balancer.

Inden du går videre, kan du med fordel klikke rediger ud for en bruger, så du er klar til at udfylde brugerfelterne.

Mange felter giver sig selv, men her kommer alligevel en kort forklaring af dem alle, hvorefter betydningen af særligt vigtige felter gennemgås efterfølgende:

  • Initialer benyttes i systemet hvor det fulde navn fylder for meget
  • Startdato angiver ansættelsesdato for medarbejderen
  • Slutdato udfyldes ved tidsafgrænsede ansættelser
  • Beregn flekstid fra angiver hvornår tidsregistreringen starter
  • Timer per uge er ugentlig arbejdstid
  • Firmamail kan benyttes hvis medarbejderen har flere mailadresser
  • Afdeling benyttes blandt andet i rapporter og planlægning
  • Adgangsniveau regulerer medarbejderens rettigheder i systemet
  • Priselement benyttes hvis man ønsker at tilknytte en fast kost- og/eller salgspris til en medarbejder.
  • Status sættes til Aktiv hvis medarbejderen skal kunne logge ind.

Feltet startdato

Dette felt angiver medarbejderens ansættelsesdato som benyttes i forbindelse med ferieberegning. Eksempel: Hvis medarbejderen har optjent fuld ferie for ferie året der optjenes i 2017 og afholdes 1. maj 2018 – 30. april 2019, skal startdato være senest 1. januar 2017. Ansættelse midt i optjeningsåret vil resultere i færre optjente feriedage, da der som standard optjenes 2,08 feriedage per måned.

Man kan selv oprette ferie og orlovstyper, så det passer til virksomhedens overenskomster. Feriemodulet er fleksibelt og understøtter alt fra styring af ferie og feriefri til optjening af uddannelse mm.

Se flere detaljer om ferie optjening og afholdelse samt korrektion af start balancer i afsnittet ”Optjening og afholdelse af ferie”.

Feltet Beregn flekstid fra

Her indsættes datoen hvor fra medarbejderen skal begynde at registrere tid. Hvis medarbejderen arbejder fuld tid, 37 timer per uge, skal der altså registreres 37 timer for at fleks saldoen bliver 0.

Ved en norm på 37 timer per uge, skal en medarbejder registrere 7,4 timer per dag, for at have en uændret fleks saldo. Hver dag starter i minus og går i nul når dagens tidsregistreringer er tastet.

Se flere detaljer om flekstidsberegning og korrektion af start balancer i afsnittet ”Flekstid”.

Feltet timer per uge

Dette felt angiver normtiden per uge. Altså den aftalte ugentlige arbejdstid. Angives 37 timer som norm, skal der altså registreres 37 timer per uge, for at fleks saldoen forbliver den samme. Registreres der mere end 37 timer, stiger fleks saldoen og omvendt.

Adgangsniveau

Der er 3 adgangsniveauer i TimeGuru:

Bruger har adgang til registrering via ugesedlen samt overblik med personlige rapporter og oversigter. Blandt andet flekstid og ferie opgørelser i realtid. Brugere kan kun se data der vedrører dem selv.

Superbruger kan arbejde på tværs af systemet og opsætte de fleste stamdata, som benyttes i det daglige. Denne rolle tildeles typisk også til Ledere eller HR-personer, der skal have adgang til arbejdstid, ferie og fraværsstatistikker på tværs af virksomheden.

Administrator har yderligere adgang til at ændre grundindstillingerne i systemet og invitere nye brugere. Personen der opretter systemet første gang, bliver automatisk administrator.

Priselement

Tilknyttes et priselement til en medarbejder, vil den bagvedliggende kost- og/eller salgspris automatisk blive gemt sammen med tidsregistreringer og planlægning. Priserne vil indgå i rapporter og kan benyttes ved fakturering. Priser kan også styres i kombination med projekt- eller aktivitetspriser, som har prioritet over medarbejder priser.

Optjening og afholdelse af ferie

Feriemodulet er meget fleksibelt og kan opsættes til alle former for optjening og afholdelse af ferie, orlov, uddannelse, seniordage og så videre. Også under den nye ferielov.

Optjening og afholdelse kan opsættes for hele firmaet, medarbejder grupper eller enkeltpersoner. Det er eksempelvis relevant hvis der er flere forskellige overenskomster eller andre særaftaler.

Feriemodulet benyttes ikke til sygefravær. Se afsnittet fravær hvis du vil vide mere om dette emne.

Oprette ferietyper til optjening og afholdelse

Først skal vi sikre os, at der er oprettet en Aktivitet til ferieregistrering. Systemet er født med denne aktivitet. Når aktiviteten ferieregistrering vælges i ugesedlen, vises de underlæggende ferietyper og der gives mulighed for registrering af hele ferien i en arbejdsgang.

Hvis du mangler en aktivitet til ferieregistrering, oprettes den under Administration -> Aktiviteter. Udfyld aktiviteten som vist i Figur 2. Vælg selv et passende navn (Ferieregistrering) og tilknyt eventuelt et priselement, hvis du ønsker at følge dine løn- og/eller driftsomkostninger ved ferie.

Figur 2 – Opret aktivitet

Nu er vi klar til at oprette Ferie.

Eksempel: Vi ønsker at opsætte optjening og afholdelse af ”Ferie” for ferieåret 2019/2020. For dette ferieår gælder følgende:

  1. Optjeningsperioden er fra 1.januar 2018 til 31. december 2018.
  2. Afholdelsesperioden er fra 1.maj 2019 til 30. april 2020.
  3. Ferie optjenes med 2,08 dage pr. måned= 25 dage pr. år.
  4. Alle medarbejdere har ret til ferietypen ”Ferie”.

Ovenstående oprettes nu som en ny ferieopsætning ved at gå til Administration -> Ferie og orlov, som viser listen af eksisterende ferieopsætninger. Klik nu på linket ”Opret ny”. Udfyld felterne som vist i Figur 3.

Figur 3 – Opret ferietype

Bemærk at vi i nederste punkt kan vælge den netop oprettede aktivitet til tidsregistrering. Hvis listen over aktiviteter til tidsregistrering er tom, kontroller da om du har oprettet en aktivitet med aktivitetstypen ferie (Se Figur 2 – Opret aktivitet).

Tryk ”Opret” for at oprette ferietypen. Du kan nu benytte denne i tidsregistrering og følge optjent og afholdt ferie i rapporter og cockpit.

Korrigere startsaldo for afholdt ferie

Det er sjældent at alle startbalancer er 0 når man starter et nyt system. Derfor vil man typisk korrigere alle medarbejderes feriesaldi med allerede afholdt ferie.

Den nemmeste måde at gøre dette på, er at tidsregistrere ferien de dage den faktisk er afholdt, således at medarbejderens saldo og historik forbliver korrekt. Som administrator kan man tidsregistrere ferie for medarbejdere via menupunktet “Administration/Admin ugeseddel”. Systemet regner selv optjent saldo baseret på medarbejderens startdato og afholdt ferie i henhold til tidsregistreringerne af ferie. Medarbejdere kan se en altid opdateret oversigt over ferie i sit “Cockpit”.

Overføre gammel ferie

Det er nemt at overføre ferie til et ny ferieår. Man skal blot oprette en ferietype for hver medarbejder der skal have overført ferie og kalde den eksempelvis “Overført ferie 18/19 Nicolas” og udfylde som vedhæftede. Fidusen er at lave optjeningsperiode i 1 måned og angive antallet af dage der skal overføres. I dette tilfælde overføres 3 feriedage til Nicolas.
 
Ovenstående opsætning giver nedenstående ferieoversigt for medarbejderen Nicolas. Det er nu let at se og registrere overført ferie:

Rapporter til overblik over medarbejderes ferie

Alle medarbejdere har adgang til feriestatistik i realtid, i sit personlige cockpit. Man kan enten klikke på TimeGuru logoet i toppen eller på menupunktet Mit Cockpit, for at komme til oversigten som indeholder feriestatistik:

Medarbejderens feriestatistik i realtid

Er man superbruger eller administrator, kan man se feriestatistik for alle medarbejdere i rapporten Rapporter -> Ferie og fravær. Man kan vælge at filtrere efter afdeling og ferie/fraværs-type.

Tidsregistrering ved ferie

Når en medarbejder skal registrere at de har været på ferie, vil der typisk være en aktivitet kaldet ”Ferie” som vælges, hvorefter en af de forskellige ferietyper kan vælges. Du kan selv oprette og navngive disse valg, så de kan variere. HUSK at medarbejdere skal indtaste det antal timer der svarer til en feriedag, typisk 7,4 timer for en fuldtids ansat.

En ferieregistrering vil typisk se ud som på Figur 5 – Ferieregistrering. Når feriedagen er tastet, medtages den i fleks beregningen. Dermed vil registrering af en hel feriedag ikke påvirke flekssaldoen.  Til gengæld, vil registrering af en halv feriedag (3,7 timer), kræve at der også registreres en halv dags arbejde, for ikke at påvirke flekssaldoen.

Figur 5 – Tidsregistrering i ugesedlen

Flekstid

Sådan beregner vi flekstid

Flekstid beregnes fra den dag, medarbejderen er sat op til at starte beregning af flekstid, som vi gennemgik tidligere. Fra denne dato (datoen inklusiv), skal medarbejderen altså registrere en dagsnorm om dagen, for at flekssaldoen forbliver 0. En dagsnorm for en fuldtidsansat er typisk 37 timer / 5 dage = 7,4 timer om dagen.

Hver dag starter i minus en dagsnorm og vil være retvisende når medarbejderen har registreret sin arbejdstid. Eksempel:

Det er i dag torsdag den 4. marts og jeg er sat op til at starte flekstidsberegning per den 1. marts. Det betyder at jeg i alt skal have registreret 4 x 7,4 = 29,6 timer for at min flekstidssaldo forbliver 0.

Jeg har registreret følgende mandag-torsdag:

Mandag: Arbejde 7 timer

Tirsdag: Feriedag 7,4 timer (tastes som en dagsnorm ved en hel feriedag)

Onsdag: Helligdag (tæller automatisk for en dagsnorm på 7,4 ved fuld tid)

Torsdag: Arbejde 8 timer

Det samlede antal registrerede timer, inklusive helligdagen, er nu:

            7 + 7,4 + 7,4 + 8 = 29,8

Det giver en flekstidssaldo på: 29,8t registreret – 29,6t norm = +0,2t

Nogle gange er der behov for at kunne registrere tid, der ikke skal tælle med i flekstidssaldoen. Eksempelvis hvis der er medarbejdergrupper der ikke har flekstid. Dette gøres ved at oprette særlige aktiviteter, som opsættes til ikke at tælle med i flekstidssaldoen.

Korrigere startsaldo for flekstids-beregning

Man kan jævnligt få brug for at korrigere flekstidssaldoen for en medarbejder. Eksempelvis ved udbetaling eller nulstilling timer. Derfor er det en god ide, at oprette en aktivitet kaldet ”Korrektion af flekstid” som løbende kan benyttes til dette formål.

Medarbejderen kan selv korrigere sin startsaldo i Ugesedlen eller en administrator kan ligge startsaldoen ind via menupunktet Administration -> Admin Ugeseddel. Det vigtige er, at det gøres tidligst samme dag som medarbejderen er sat op til at starte på flekstidsberegning. Ellers vil korrektionen ikke tælle med.

Har du allerede en aktivitet til korrektion af fleks, kan du springe dette punkt over. Ellers anbefales det at oprette en aktivitet til flekstidskorrektion under Administration -> Aktiviteter og udfylde som Figur 6.

Figur 6 – Opret aktivitet til korrektion af flekstid

Det er nu tid til at taste selve korrektionen på medarbejderen via Administration -> Admin ugeseddel. Vælg medarbejderen i listen øverst og gå herefter til startdatoen og udfyld som i Figur 7

Figur 7 – Korrektion af flekstid

Du har nu overført flekstidssaldoen til det nye system og medarbejderen kan nu selv følge sin flekstid hver dag.

Håndtering af helligdage i forhold til flekstidsberegning

Helligdage lægges ind i systemet under menuen Administration -> Helligdage. Du kan vælge om helligdagen gælder for alle medarbejdere eller kun udvalgte grupper. Eksempelvis ved medarbejdergrupper med forskellige overenskomster.

Eksempel: Alle holder helligdag 25. december. Derfor oprettes 1. juledag som vist i Figur 8.

Figur 8 – Opret helligdag

Når helligdagen er oprettet, vil den automatisk fremgå af berørte medarbejderes ugesedler, som vist i Figur 9. Bemærk at medarbejderen ikke skal registrere tid på helligdage, da systemet indregner disse automatisk.

Figur 9 – Visning af helligdag i ugesedlen

Rapporter til overblik over medarbejderes flekstid

Medarbejdere kan selv følge deres flekstidssaldo i realtid, i det personlige cockpit.

Administratorer og Super brugere har adgang til Rapporter -> Flekstid, hvorfra der kan trækkes statistik på tværs af virksomheden.

Rapporten viser altid de aktuelle saldi, men giver også mulighed for at sammenligne udviklingen mellem 2 datoer. Det giver god mulighed for følge om medarbejdere oparbejder et højt antal fleks-timer som må forventes at skulle afholdes på et tidspunkt. Eller omvendt, om medarbejdere skylder virksomheden en masse timer samt hvilken retning udviklingen går.

Fravær

Opsætning af aktiviteter til fraværsregistrering

Sygdom og andet fravær registreres typisk på aktiviteter oprettet til formålet. Har du allerede aktiviteter til sygdom og fravær, kan du springe dette punkt over. Ellers anbefales det at oprette dem under Administration -> Aktiviteter og udfylde som vist i Figur 10. Opret de aktiviteter du finder nødvendige. Eksempelvis ”Sygdom”, ”Barns 1. sygedag”, ”Øvrig fravær”.

Figur 10 – Aktivitet til registrering af sygefravær

Når aktiviteterne er klar, kan medarbejderen selv registrere sin sygdom eller administrator/super bruger kan gøre det for dem. Medarbejderen gør det via ugesedlen og administratoren gør det via Admin Ugeseddel (husk at vælge medarbejder). Der udfyldes som vist i Figur 11.

Figur 11 – Registrering af sygedag

Der er hermed registreret 1 dags sygdom. Registreringen tjener flere formål: 1) Den indregnes i flekstid så flekstidssaldoen fortsat stemmer og 2) Den indgår i statistik over sygefravær som kan udtrækkes i en rapport.

Rapport over sygdom og fravær

Gå til Rapporter -> Timer for at trække en rapport over sygefravær. Rapporten indeholder flere filtre og grupperings-muligheder. Filtrene afgrænser hvilke data der vises. Eksempelvis hvis man kun ønsker data fra en bestemt periode eller afdeling. Eller som i dette tilfælde, hvor vi ønsker at se på aktiviteten ”Sygdom”.

Eksempel: Vi ønsker en rapport over det totale sygefravær i indeværende år, grupperet per medarbejder. Derfor klikker vi på ”Vis flere filtrer” og udfylder som vist i Figur 12. Hvis systemet er opsat til at benytte kost- og salgspriser, fremgår disse af super brugere og administratorers timerapporter. Priser er skjult for almindelige brugere.

Figur 12 – Rapport over sygefravær

Hermed afsluttes gennemgang af medarbejderopsætning og overførsel af start balancer. Du er nu klar til at begynde at tidsregistrere.

Please follow and like us: